Toimittajalla on käytössään hyvin paljon erilaisia tiedonhankintamenetelmiä. Paras tiedonhankintakeino on sellainen, johon:

1. kuluu mahdollisimman vähän työtunteja,
2. josta saa mahdollisimman paljon tiedontarpeellesi relevanttia tietoa.

Parhaimmillaanhan tietopyynnöllä saa pienellä vaivalla paljon tärkeää tietoa, mustaa valkoisella. Tämä teksti käsittelee sitä, millaisissa tilanteissa tietopyyntö on hyvä tiedonhankintakeino.

Tiedontarpeesi laatu

On viranomaisia, joiden kanssa tietopyynnöt tuntuvat sujuvan kuin tanssi. Ja sitten on viranomaisia, joiden kanssa mikään ei tunnu onnistuvan. Toisaalta kollegasi kokemukset kyseisistä viranomaisista voivat olla aivan päinvastaiset.

Totuushan on että viranomaiset ovat hyvin erilaisia ja samakin viranomainen voi vastata hyvin eri lailla erilaisiin asiakirjapyyntöihin. Nyrkkisääntöjä ovat:

• Mitä merkityksettömämpi asia, sen helpommin tietosi saat.

Mikäli pyytämääsi tietoon on ristiriitaisia intressejä (eli esimerkiksi joku yritys voi haluta sen liikesalaisuudeksi tai virkamies ei halua sitä julkistaa), on tieto vaikeampi saada.

• Mitä tutumpi pyyntösi on viranomaiselle, sen helpommin tietosi on löytää ja ratkaista.

Mikäli pyytämääsi tietoa kysytään viranomaisesta usein, on viranomaisella todennäköisesti olemassa hyvät rutiinit pyyntösi asianmukaiseen käsittelyyn. Tieto löytyy nopeasti ja virkamiehen ei tarvitse paljon päätään vaivata julkisuusratkaisulla. Viranomaisen kokemus auttaa.

• Mitä vanhempi ja arkistoidumpi pyyntösi kohde on, sen helpommin sen saat.

Voisi luulla, että viranomaisen asiakirja, joka on viranomaisen ”käsiarkistossa” eli työpöydällä tai koneella olisi helposti löydettävissä ja lähetettävissä sinulle. Valitettavasti näin ei ole, vaan asiakirja kuuluu todennäköisesti valmistelussa tai käsittelyssä olevaan asiaan.

Tämä tarkoittaa sitä, että itse asia on vielä meneillään ja siihen todennäköisesti liittyy paljon erilaisia intressejä ja muuttuvia osia. Virkamiehen on vaikea päättää, uskaltaako tietoa antaa: onko siitä haittaa jollekulle tai hänelle itselleen? Onko tässä jotain salattavaa? Virkamies voi olla antamatta tietoja ja salata perusteetta tai hidastella tarkoituksella päästäkseen helpommalla, kunnes asia on edennyt pidemmälle ja on selkeämpi.

Sen sijaan arkistohenkilökunta tai kirjaamon väki ratkaisee tietopyynnöt nopeasti ja rutiinilla osittain siksikin, että heillä ei ole mitään intressiä pyytämääsi tietoon. Toisaalta siksi, että tiedonhallinnan ammattilaiset hallitsevat varsin hyvin julkisuuslainsäädännön sekä tiedonluovutukseen liittyvät rutiinit, jotka voivat rivivirkamiehelle olla vieraampia.

Tiedontarpeen kiireellisyys

Näiden asiaan liittyvien tekijöiden lisäksi pohdittaessa tietopyynnön toimivuutta tiedonhankintavälineenä, on syytä pohtia sitä tiedontarvetta, jota se palvelee. Miten kiire sinulla on? Tarvitsetko tietoa heti ja välittömästi, vai onko sinulla aikaa odottaa?

Osa viranomaisista toimii hyvin nopeasti, saat haluamasi päivässä. Vaikeammatkin tiedot viikossa. Toiset viranomaiset taas vastaavat melko järjestelmällisesti kahdessa viikossa. Osa jättää vastaamatta ikäviksi kokemiinsa pyyntöihin tai salaa tietoja perusteetta. Tällöin edessäsi on Via Dolorosa (lue lisää tekstin lopusta).

Tietopyynnön parhaat ja huonoimmat olosuhteet

Alla on nelikenttä, johon nämä muuttujat on aseteltu:

Helppo aihe

Tavanomaisia tiedontarpeita: Tarkastetut pöytäkirjat, viranomaisen päätökset ja ratkaisut, arkistoidut asiakirjat

Käytännössä suotuisimmat olosuhteet tietopyynnölle tiedonhankintakeinona ovat ruudussa 3. Tällöin todennäköisesti voit lähestyä viranomaista sähköpostilla. Saat todennäköisesti hyvää ja ystävällistä palvelua. Mikäli ongelmia ilmenee, ne on todennäköisesti ratkaistavissa yhteydenotolla viranomaiseen, etsimällä asiankäsittelijä ja keskustelemalla hänen kanssaan. Kun vain aikaa on, niin saat vähällä vaivalla mitä haluat. Vaaranpaikka on vain tietopyynnön hukkuminen organisaatioon esimerkiksi sekaannusten tai unohdusten vuoksi, minkä takia välillä on hyvä kysellä tietopyynnön perään.

Mikäli tiedontarpeesi on nopeampi, kannattaa tietopyyntö tehdä puhelimitse tai kasvokkain (napakka aloituspotku). Vaaranpaikkoja ovat mm. asiankäsittelijän vaihdos, lomailu tai kiireet, kuten muiden asioiden jatkuva priorisointi pyyntösi edelle.

Vaikea aihe

Tavanomaisia tiedontarpeita: valmisteluasiakirjat, konsulttiselvitykset, selvitykset yleensä, tarkastamattomat pöytäkirjat, arkistoimattomat asiakirjat (käsiarkistossa)

Mikäli asiasi on vaikea, mutta tiedontarpeesi hidas (1. ruutu), kannattaa ensin ottaa yhteyttä puhelimitse ja sitten toimittaa sähköpostilla sovitusti tietopyyntö viranomaiselle. Mikäli aikaa on, voi viranomainen tarkastaa rauhassa esimerkiksi tietojen salassapitoasiat lakimiehellä tai pelata aikaa, jotta tiedon julkistaminen ei aiheuta hänen toiminnalleen kapuloita rattaisiin. Aikaa voi myös olla Via Dolorosalle. Joka tapauksessa: jos tieto on julkista, saat sen todennäköisesti joskus käyttöösi.

Vaikein tilanne on ruudussa 2. Valitettavasti tämä on toimittajalle hyvin yleinen tilanne: ajankohtainen, yleisesti merkittävä asia, josta viranomainen ei haluaisi puhua. Tällöin ehdottaisin, että kokeilet suoraa yhteydenottoa ja sen jälkeen teet valintasi: joko koetat muita tiedonhankintakeinoja esimerkiksi tutkivan journalistin työkalupakista tai lähdet Via Dolorosalle. Ja voit tietysti tehdä molemmat.

Tietopyyntöjen Via Dolorosa

Mikäli viranomainen heittäytyy täysin yhteistyökyvyttömäksi tietopyyntöasiassa, on edessäsi Via Dolorosa, kärsimysten tie. Eli:

1. Viranomainen ei vastaa lainkaan tai vastaa vain, ettei anna tietoja, muttei anna kielteistä päätöstä. Joudut kantelemaan viranomaisen toiminnasta.
2. Kantelun seurauksena viranomaisen on pakko laatia kielteinen päätös. Mikäli se on selvästi perusteeton, joudut valittamaan hallinto-oikeuteen.
3. Hallinto-oikeus voi kumota viranomaisen kielteisen päätöksen, mutta viranomainen voi edelleen pelata aikaa esimerkiksi yrittämällä valittaa korkeimpaan hallinto-oikeuteen tai luovuttamalla tietoja vain osittain yms.

Kaiken kaikkiaan Via Dolorosa ei ole hyvä tiedonhankintatapa. Tietojen saaminen kestää pitkään, vaatii ylimääräistä työtä ja mahdollisesti maksuja ja lopulta saatu tieto ei välttämättä ole kovin käyttökelpoista. Silti suosittelemme lähtemään tälle tielle: vaikeaksi heittäytyvä viranomainen haluaa päästä helpolla. Älä tee lainvastaisesta toimintatavasta helppoa; ole se henkinen Batman, jota tämä maa tarvitsee.