2.1 Tietopyynnön napakka aloituspotku

Aiemman tutkimuksemme mukaan tietopyyntö voi mennä pieleen viranomaisesta johtuvista syistä jo alkumetreillä (Koski & Kuutti 2016). Näitä syitä ovat muun muassa:

  • Tietopyyntöä ei osata tulkita lainsäädännön kannalta pakottavaksi, julkisuuslain mukaiseksi tietopyynnöksi.
  • Tietopyyntöä ei osata välittää eteenpäin oikealle henkilölle.
  • Tietopyynnön asiankäsittelyyn osoitettu henkilö estyy muiden kiireiden, loman yms. syyn vuoksi.
  • Tietopyynnön asiankäsittelijä tulkitsee lainsäädäntöä väärin, eikä vastaa kuin kahden viikon päästä tai myöhemmin.

Kaikki nämä virheet johtavat toteutuessaan tilanteeseen, jossa tietopyynnöstä ei kuulu lähettäjälle mitään ja joko tietopyyntöön ei tule koskaan vastausta tai se myöhästyy pahasti.

Tämä ei kuitenkaan ole laillista: tietopyyntöihin vastaaminen kuuluu virkavelvollisuuden piiriin ja on viranomaiselle pakollista. Hyvän hallinnon periaatteiden mukaan hallintoasioihin on saatava viivytyksetön vastaus (yleisen tulkinnan mukaan 1–2pv) vaikka tiedonluovutus voisikin julkisuuslain mukaisesti kestää 14 vuorokautta*. Hallinnon asiakkaalla on oikeus tietää muun muassa kuka on asiankäsittelijä, miten asiaa käsitellään, koska vastausta voidaan odottaa ja minkä laatuinen tiedonluovutus sieltä on tulossa.

Viranomaisen pitäisi ratkaista tietopyyntö tietyn heuristiikan mukaisesti. Samoin tietopyytäjällä voi olla heuristiikka, jolla varmistetaan, että tietopyyntö lähtee oikealla tavalla liikkeelle.

Journalistin tietopyyntöheuristiikka eli napakka aloituspotku:

  1. Varmista, että kysyt tietoja, jotka löytyvät viranomaisen asiakirjoista. Tällaisia eivät ole muun muassa:
    • yhtiön tai muun yksityisen toimijan hallussa olevat tiedot
    • sisäisen toiminnan asiakirjat
    • mielipiteet
    • uudet aineistot
  2. Koska haluat tietoja nopeasti, on parasta soittaa suoraan taholle, jolla uskot tiedot olevan.
    • Ajankohtaisessa asiassa kyseessä on usein asiaa hoitava virkamies (käsiarkisto),
    • moni julkinen asiakirja löytyy kuitenkin kirjaamosta tai arkistosta. Jos et tiedä tarkkaa henkilöä, soita vaihteeseen tai ota yhteyttä näihin.
  3. Pyydä haluamasi tieto itsellesi heti haluamallasi tavalla, suullisesti, kirjallisesti tai kopiona. Mikäli aineisto on laaja tai tietoa ei voida antaa heti, niin kerro laativasi kirjallinen tietopyyntö sähköpostilla ja lähetä se, mahdollisesti viranomaisen kirjaamon kautta.
    Varmista puhelimessa/kasvokkain seuraavat asiat:

    • Kuka on asiankäsittelijä eli kuka tietopyyntöösi vastaamisen hoitaa,
    • Millä aikataululla tietopyyntöösi vastataan eli koska voit odottaa tiedonluovutusta. Painota tekeväsi toimittajana töitä ja tarvitsevasi tiedot heti.
      1. Mikäli pyydät vain yhtä tietoa/asiakirjaa, jolle ei tarvitse tehdä suurta muokkausta tai harkintaa, sinun täytyy saada se heti.
      2. Mikäli aineisto on laajempi ja osa siitä vaatii töitä (esimerkiksi osittain salaamista), voit neuvotella, minkä aineiston osan saat heti ja mitä jäät odottamaan (lainmukainen enimmäisaika tiedonluovutukselle on 14 vuorokautta).
    • Ilmaise, että haluat tietää etukäteen viivytyksistä, esimerkiksi mikäli aineistossa on jotain salattavaa tai mikäli aineitossa on jotain maksullisuutta aiheuttavaa ylimääräistä työtä.
    • Ilmaise haluavasi saada tiedot mahdollisista muutoksista tai viivytyksistä ensi tilassa.

Tämä on napakka aloitussyöttö tietopyyntöpelin avaamiseksi. Tärkeää on siis se, että et jää odottelemaan tietoja ennen kuin nämä vaiheet on hoidettu ja varmistettu. Näin toimien todennäköisesti vältät ison liudan mahdollisia ongelmia, jotka estävät tietopyyntöjen toteutumista.

Mikäli näistä toimista huolimatta viranomainen ei hoida tietopyyntöprosessia asianmukaisesti, on vuorossa toinen heuristiikka ongelmanratkaisusta:

  1. Ota yhteyttä asiaa käsittelevään virkamieheen ja kysy, mikä on tietopyyntöön vastaamisen tila ja koska voit odottaa vastausta.
  2. Mikäli et saa tavoitettua virkamiestä tai tämä on yhteistyöhaluton, voi kyseessä olla asiankäsittelijän kyvyttömyys soveltaa julkisuuslakia. Pyri ottamaan yhteyttä kyseisessä viranomaisessa toimivaan esimieheen ja/tai asianhallintavastaavaan ja ilmaise ongelma. Mikäli kyseessä on laajemman viranomaisen toimielin, hae apua laajemmasta viranomaisesta. Myös kirjaamosta, arkistosta tai tietopalvelusta voi löytyä henkilökuntaa, joka hallitsee lainsäädännön ja osaa mahdollisesti selittää asian asiankäsittelijälle.

Mikäli nämä toimet eivät auta, on käytettävä erilaisia taktiikoita tiedonhankinnan esteen kiertämiseksi (tämän oppaan luku 9.) tai luopua nopeasta tiedonhankinnasta ja joko kannella tai siirtää asia esimerkiksi mediasi tai liittosi lakimiehen hoidettavaksi. Tämä kuuluu myös mediajohtamisen tietopyyntösuhdetoiminnan piiriin.

*  Vastaamisen viivytyksettömyydestä: ”Hyvään hallintoon kuitenkin kuuluu oikeus saada ilman aiheetonta viivytystä vastaus viranomaisille lähetettyihin asiallisiin kirjeisiin, tiedusteluihin ja pyyntöihin, jos yhteydenottajan voidaan tulkita edellyttävän tai odottavan vastaamista. Oikeusasiamiehen ratkaisukäytännössä hyvään hallintomenettelyyn on katsottu kuuluvan, että kirjeisiin vastataan kirjeellä. Sen sijaan silloin, kun kirjeet sisältävät kannanottoja kulloinkin vallitsevaan tilanteeseen tai ovat tulkittavissa lähinnä mielipiteen ilmaisuiksi tai vetoomuksiksi, viranomaisten ei ole katsottu menetelleen hyvän hallinnon vastaisesti, vaikka tällaisiin kirjeisiin ei olisikaan vastattu. Toisaalta ratkaisuissa on korostettu, ettei vastaamisen kynnystä ole syytä pitää kovin korkeana, koska usein henkilö jää joka tapauksessa odottamaan vastausta, vaikkei kirjoitus viranomaisen mielestä selkeästi yhteydenottoa edellyttävältä vaikuttaisikaan. Olennaista on, ettei hallinnossa asioiva jää epätietoiseksi siitä, mitä hänen kirjeelleen on viranomaisessa tapahtunut. Kysymys on kuitenkin viime kädessä tapauskohtaisesta arviosta, edellyttääkö yhteydenotto viranomaisen reagointia (esimerkiksi 1268/06). ”


EDELLINEN: 2. Mikä on tietopyyntö ja miten se tehdään

SEURAAVA: 2.2 Tietopyyntö sähköpostitse

Vastaa

Täytä tietosi alle tai klikkaa kuvaketta kirjautuaksesi sisään:

WordPress.com-logo

Olet kommentoimassa WordPress.com -tilin nimissä. Log Out /  Muuta )

Google+ photo

Olet kommentoimassa Google+ -tilin nimissä. Log Out /  Muuta )

Twitter-kuva

Olet kommentoimassa Twitter -tilin nimissä. Log Out /  Muuta )

Facebook-kuva

Olet kommentoimassa Facebook -tilin nimissä. Log Out /  Muuta )

Muodostetaan yhteyttä palveluun %s