2.2 Tietopyyntö sähköpostitse

Moni lähettää julkisuuslainmukaisia tietopyyntöjä vain sähköpostitse ja osoittaa nämä pyynnöt lähestymänsä viranomaisen kirjaamoon. Tämä on toimiva yleisohje monelle viranomaiselle, mutta monessa viranomaisessa suora yhteydenottokeino on paras.

Sähköpostin hyvät puolet

Moni suurempi viranomainen on tottunut sähköpostitse kirjaamoon toimitettavaan yhteydenottotapaan. Tällaisia viranomaisia ovat esimerkiksi ministeriöt, oikeudet ja suuret kaupungit. Näillä on kokenutta ja osaavaa kirjaamo- ja arkistohenkilökuntaa, jotka osaavat soveltaa lainsäädäntöä ja palvella pyytäjää ripeästi sekä hyvällä yhteistyöllä, niin tietopyytäjää kohtaan kuin viranomaisen sisälläkin. Tiettyihin viranomaisiin tietopyyntö sähköpostitse voi siis olla hyvinkin nopein ja tehokkain keino saada halutut asiakirjatiedot.

Kirjaamoon toimitettu sähköposti on paras vaihtoehto myös oikeusturvan kannalta: suullisesti esitetty pyyntö voi unohtua tai sen voi ohittaa helposti. Kirjaamo osoitteena varmistaa, että koko viranomaisorganisaatio noteeraa pyyntösi, eikä asia ole kiinni vain yksittäisestä viranhaltijasta.

Sähköpostin huonot puolet

Valitettavasti moni viranomainen ei ole tottunut julkisuuslain mukaisiin tietopyyntöihin. Kirjaamohenkilökunta voi olla vähäistä tai kirjaamoa ei ole. Tutkimuksessamme sähköpostitse kuntien kirjaamoihin tai yleiseen sähköpostiin kirjaamon puuttuessa lähettämämme tietopyyntö sai hyvän tai kiitettävän vastauksen noin 1/3 kunnista, kohtalaisen vastauksen 1/3 kunnista ja ei lainkaan vastausta 1/3 kunnista. Monessa kunnassa on totuttu siihen, että viranhaltijoihin ollaan yhteydessä suoraan ja niissä tämä yhteydenpitotapa myös toimii parhaiten.

Monelle viranhaltijalle sähköposti on riskialtis yhteydenottokanava tietopyynnön onnistumisen kannalta. Tutkimuksessamme ilmeni, että sähköpostia tulee monelle viranhaltijalle enemmän kuin he ehtisivät läpikäymään. Mikäli julkisuuslakia ei osata soveltaa riittävän hyvin, jää pyyntö helposti huomaamatta sähköpostitulvasta eikä sitä osata tulkita juridisesti pakottavaksi asiaksi. Sähköpostiin vastaaminen on myös vaivatonta priorisoida työlistan pohjalle ja lopulta tekemättömäksi.

Lisäksi, mikäli viranomaisella on vaikeuksia ymmärtää sähköpostiasi tai jotain seikkaa siinä, on hänellä tutkimuksemme mukaan vaivalloista kirjoittaa tai muuten esittää lisäkysymyksiä asiasta. Asiankäsittelijä voi joko tehdä paljon turhaa työtä ilman yhteydenottoa kysyjään, jättää vastaamatta tai vain lähettää vastaukseksi jotain ”sinne päin” viittaavaa ilman erillistä yhteydenottoa.

Tutkimuksemme mukaan moni viranomainen ei toimi viranomaisena yhdessä. Sähköpostin välittäminen organisaation sisällä on riskialtista: se voidaan kokea ”tiedoksi”-viestinä, vastaanottaja voi olla estynyt (esimerkiksi lomalla) tai ei osaa soveltaa lainsäädäntöä ja jättää vastaamatta. Suora yhteydenotto on usein paras tapa varmistaa, että asiankäsittelijä on ”mukana pelissä”. Myös monessa isommassa kaupungissa moni kiinnostava asiakirja löytyy vain asiankäsittelijän ”käsiarkistosta” eli työpöydältä. Tällöin suora yhteydenotto voi olla käytännössä tehokkaampi tiedonhankintakeino.

Yhteenvetona voisi sanoa, että lähetä tietopyyntö sähköpostitse silloin kun:

  • Olet sopinut puhelimessa/kasvokkain, että lähetät pyynnön kirjallisena,
  • Tiedät kokemuksesta, että kyseisen viranomaisen kanssa tämä on hyvä ja ripeä keino,
  • Sinulla on aikaa odottaa vastausta muutama viikko.

Muussa tapauksessa käytä ”napakkaa aloituspotkua”.

Tietopyynnön rakenteesta

Tietopyyntöesim

Lainsäädäntö ei anna julkisuuslain mukaiselle tietopyynnölle muotovaatimuksia. Paras tietopyyntö on mahdollisimman lyhyt ja napakka, jotta siitä kävisi selvästi ilmi juuri se tieto tai asiakirja, jota haluat. Julkisuuslaki antaa viranomaiselle oikeuden pyytää tietopyytäjää yksilöimään tarkemmin epäselvää tietopyyntöä (JulkL 13 §). Tietopyyntö ei ole politikoinnin ja saarnaamisen väline.

Tietopyynnön voi lähettää hyvin lyhyesti vaikkapa yhdellä lauseella. Näin voikin toimia, mikäli esimerkiksi kokemuksesta tiedät, että voit luottaa viranomaisen käsittelevän viestisi ongelmitta. Tässä esiteltävän mallin tarkoitus on vähentää mahdollisimman monipuolisesti erilaisia tietopyyntöihin liittyviä ongelmia, kuten tietopyynnön tunnistamista, tulkintaa ja turhaa työtä ja laskutusta.

Tietopyynnössä olisi kuitenkin hyvä olla seuraavat asiat:

1. Asia lyhyesti jo otsikossa: tutkimuksemme perusteella moni viranhaltija selaa sähköpostiaan kuin toimitussihteeri tiedotteita: nopeasti selaillen ja tekee kunkin viestin kohdalla tulkinnan siitä hyvin pienellä vaivannäöllä. Mikäli asia ei ole heti otsikossa ymmärrettävästi, voi viesti joutua nopeasti sähköpostin roskakoriin.

2. Asian laillinen perustelu: tutkimuksemme mukaan monelle viranhaltijalle on vaikea tulkita, milloin viesti on juridisesti velvoittava viesti. Ilmoittamalla heti aluksi viestin lailliset perusteet on virkamiehen helpompi ymmärtää, mistä on kysymys, eli lain viranomaisten toiminnan julkisuudesta (621/1999) mukainen tietopyyntö. Lisäksi, jos viranomainen tai sinä itse haluatte hoitaa asian laittamalla sen vireille hallintoasiana, tarvitaan tätä varten viestiin selkeästi ilmaistuna:

  1. vaadittava asia,
  2. vaatimus ja
  3. lailliset perusteet sekä
  4. yhteystiedot.

Viranomaisen pitäisi pyynnön saatuaan tehdä ensiratkaisu eli tulkinta pyydetyn tiedon julkisuudesta tietyn heuristiikan mukaisesti (HE 30/1998). Tietopyynnössä kannattaa ottaa jo kantaa tämän heuristiikan mukaisiin kysymyksiin seuraavalla tavalla:

  1. Lain mukaisesti pyynnön on kohdistuttava viranomaisen asiakirjaan – pyri yksilöimään tiedon kohde mahdollisimman hyvin etukäteen.
  2. Lain mukaan viranomaisen on suojattava salattavat tiedot sivullisilta – ota kantaa siihen, mikäli pyyntösi kohde osuu esimerkiksi johonkin 24 §:n mukaisista salausperusteista – miksi näin ei tarvitse nyt tehdä.
  3. Tarkista, onko pyytämäsi tieto tullut vielä ehdottomasti julkiseksi (JulkL 6-8) – jos ei, vetoa viranomaisen julkisuusmyönteiseen harkintaan (17 §) tai pyydä viranomaista kertomaan tietoja keskeneräisestä asiasta (19 §).

3. Yksilöity tietopyyntö – mitä tietoa tarvitset: Määrittele, tarvitsetko yksittäisiä tietoja vai kokonaisia asiakirjoja. Pyri yksilöimään tietosi mahdollisimman pitkälle: tietopyynnön pitäisi olla sellainen, että viranhaltija voi vain poimia valmiin tiedon ja lähettää tiedon sinulle ilman ylimääräistä vaivaa ja työtä. Voit esittää myös monia kysymyksiä ja eri asioita, mutta muista, että mitä vähemmän, selkeämmin ja tarkempaa tietoa toivot, sitä helpommin ja nopeammin ne voi lähettää.

4. Miten nopeasti tietoa tarvitset: tutkimuksemme mukaan esimerkiksi kunnat toimivat hyvin eri vauhtia. Joku voi vastata päivässä, joku kahdessa viikossa. Viranomainen voi pitää kolmenkin kuukauden tiedonluovutusaikaa normaalina. Voit ilmoittaa, että julkiset, yksittäiset asiakirjat toivot lähetettävän heti ja kaikki osittaissalaamista tai muuta harkintaa vaativat aineistot myöhemmin.

5. Millä tavalla tietoa tarvitset: Lain mukaan saat määritellä itse tiedonluovutustavan. Sähköisessä muodossa sinun pitäisi saada ne ilmaiseksi, mikäli pyyntösi ei edellytä ylimääräistä työtä. Muussa tapauksessa viranomainen voi veloittaa palveluhinnastonsa mukaan kustannusvastaavuusperiaatteella. Näin saattaa käydä, mikäli et esimerkiksi ole yksilöinyt pyyntöäsi. Ylimalkaisen pyynnön vuoksi tehdyn suuren työn voi joutua maksamaan, vaikka tällaisesta laskusta kannattaakin valittaa, koska julkisen viranomaistiedon pitäisi olla lähtökohtaisesti maksutonta.

6. Mainitse lainkohdat ja ennakkotapauksia: mikäli tiedät pyytäväsi ongelmallista tietoa, voit auttaa viranomaista harkinnassaan kertomalla lain asiaa koskevista erityisistä pykälistä ja kohdista sekä vastaavasta oikeuden ennakkotapauksesta, esimerkiksi miten salauspykälää on KHO:n ratkaisussa tulkittu.

7. Muistuta, että haluat maksuttomia tietoja: tiedonluovutus sähköisistä asiakirjoista on lain mukaan lähtökohtaisesti maksutonta. Mikäli viranomainen kuitenkin joutuu tekemään ylimääräistä työtä, voi se veloittaa palveluhinnastonsa mukaan kustannusvastaavuusperiaatteella. Välttyäksesi näiltä yllätyksiltä ilmaise, että oletat saavasi aineiston ilmaiseksi ja mikäli jotain maksullisuutta aineiston toimittamisessa  ilmenee, tahdot tiedon sekä maksuperusteet asiasta ensi tilassa.

8. Toimitusosoite: Käsityksemme mukaan toimittajan ei yleensä kannata laatia tietopyyntöä nimettömänä. Vaikka tämä on mahdollista, huomioidaan viranomaisissa toimittajan tekemä tietopyyntö usein ripeämmin ja tarmokkaammin kuin tavallisen kansalaisen tietopyyntö (poikkeuksena tutkiva journalismi, jossa toimittajan henkilöllisyys voi paljastaa jutun kohteelle, että hänen rötöksiään kaivellaan). Myös oikeushenkilö eli yritys tai yhdistys voi laatia julkisuuslain mukaisen tietopyynnön. Jossain toimituksissa median lakimies toimii haastavimpien tietopyyntöjen yhteyshenkilönä.

9. Muista ystävällinen aloitus ja lopetus: tutkimuksessamme huomasimme, että jotkut viranomaiset kokevat neutraaliin virkakieleen pyrkivän viestintätyylin aggressiivisena ja loukkaavana ja meille jätettiin joissakin tapauksissa tästä syystä vastaamatta. Useita menestyksekkäitä tietopyyntöjä laatinut toimittaja Salla Vuorikoski ohjeistaa omissa koulutuksissaan, että viestit kannattaa allekirjoittaa esimerkiksi toivotuksella: ”aurinkoisin kevätterveisin” – Vuorikoski ohjeistaa toimittajia olemaan ”ystävällisiä, mutta määrätietoisia”. Sähköpostin vastaanottaja on ihminen, jonka myötämielisyys parantaa asiankäsittelyn ripeyttä ja laatua.

Alla on linkki tietopyyntömalliin: voit kopioida sen itsellesi ja muokata tarpeidesi mukaan.


EDELLINEN: 2.1 Tietopyynnön napakka aloituspotku

SEURAAVA: 2.3 Tietopyynnön yksilöinnin edut

Vastaa

Täytä tietosi alle tai klikkaa kuvaketta kirjautuaksesi sisään:

WordPress.com-logo

Olet kommentoimassa WordPress.com -tilin nimissä. Log Out /  Muuta )

Google+ photo

Olet kommentoimassa Google+ -tilin nimissä. Log Out /  Muuta )

Twitter-kuva

Olet kommentoimassa Twitter -tilin nimissä. Log Out /  Muuta )

Facebook-kuva

Olet kommentoimassa Facebook -tilin nimissä. Log Out /  Muuta )

Muodostetaan yhteyttä palveluun %s