2.3 Tietopyynnön yksilöinnin edut

Julkisuuslainsäädäntö ei juuri sääntele tietopyyntöjen muotoa millään tavalla: ne voi tehdä suullisesti tai kirjallisesti ja olla otsakkeeltaan ja sisällöltään millaisia vain. Ne ovat julkisuuslain mukaisia tietopyyntöjä, mikäli ne ovat pyyntöjä, jotka kohdistuvat viranomaisten olemassa oleviin tietoaineistoihin.

Yksi laadullinen vaatimus laissa kuitenkin on (JulkL 13.3§):

”Pyyntö saada tieto viranomaisen asiakirjan sisällöstä on yksilöitävä riittävästi siten, että viranomainen voi selvittää, mitä asiakirjaa pyyntö koskee. Tiedon pyytäjää on diaarin ja muiden hakemistojen avulla avustettava yksilöimään asiakirja, josta hän haluaa tiedon.”

Tämä on myös viranomaisen oikeus: miten laajaa ja kattavaa pyyntöä tahansa ei tarvitse käsitellä, vaan viranomainen voi vaatia pyytäjää yksilöimään pyyntönsä. Viranhaltijan on voitava tietää, mitä tietopyytäjä konkreettisesti hakee, jotta pyynnön voi toteuttaa. Toki tämä edellyttää keskustelua pyytäjän kanssa pyynnön kehittämiseksi toimivaan muotoon.

Tietopyytäjän kannattaa yksilöidä tietonsa mahdollisimman pitkälle etukäteen. Syitä ovat muun muassa:

  • Viranomainen tietää, mitä tarkalleen haet ja aikaa ei tuhlaannu arvailuun ja yksilöintiviestintään.
  • Viranomainen lähettää varmemmin juuri sen tiedon minkä haluat, eikä mitä luulee sinun haluavan.
  • Mikäli viranomainen ei halua antaa kysymiäsi tietoja, voi hän epämääräisen tiedon nojalla:
    • pelata aikaa valmistellessa vastausta (esim. pallottelemalla asialla organisaatiossa),
    • pelata aikaa yksilöintiviestinnässä,
    • käyttää tilannetta hyväkseen ja tahallaan haalia liian suuria tietoaineistoja ja laskuttaa,
    • vastata ”osittain” eli antaa ”jotain” tietoa kysymästäsi ja jättää vastaamatta oleellista tietoa,
    • liian laajasta tietopyynnöstä viranomainen voi luovuttaa osan ja tehdä ylimalkaisen kielteisen päätöksen. Mikäli siitä valitetaan hallinto-oikeuteen, voi viranomainen edelleen valittaa korkeimpaan hallinto-oikeuteen, mikäli on perusteita, että edes pienellä osalla pyydetystä aineistosta olisikin salausperuste.
  • Mikäli pyyntösi on liian yleisluontoinen, saattaa viranomainen laskuttaa sinua lainmukaisesti ylimääräisestä työstä. Käytännössä hyvää tiedonhallintatapaa noudattava viranomainen ei voi laskuttaa kuin yksilöimättömistä tai muuten hyvin laajoista tietopyynnöistä.

Entä jos haluan kaiken tiedon?

Moni toimittaja tekee hyvin laajoja ja yksilöimättömiä tietopyyntöjä pääasiassa kahdesta syystä:

  1. Toimittaja ei tarkalleen tiedä, mikä kaikki on aiheen kannalta oleellista. Toimittajat usein ”ryöstökalastavat” aineistoa: hankkivat sitä mahdollisimman paljon ja poimivat relevantit seasta.
  2. Toimittaja haluaa piilottaa todellisen, tarkkarajaisen tiedontarpeensa kohteen.
  3. Esimerkiksi datajournalismia tai muita suuria aineistovertailuja varten tarvitaan kattavat ja laajat aineistot.

Tiedon ryöstökalastuksen vaaroja ovat:

  • tietopyyntö on helposti raskaampi kuin toimittaja olettaa: viranomainen tekee tarpeettoman paljon töitä ja voi laskuttaa laillisesti.
  • tietoa tulee lopulta niin paljon, että relevantti aineisto hukkuu siihen.
  • laajasta aineistosta on helppoa jättää jotain pois huomaamatta.
  • tiedonkeruu ja luovutus kestää tarpeettoman pitkään, mikä on jutunteolle ikävä asia.

Datajournalismin suhteen taas on muistettava, että viranomaisella ei ole lain mukaan velvoitetta laatia uusia tietoaineistoja. Uusiksi aineistoiksi lasketaan esimerkiksi olemassaolevan aineistot, joista poistetaan tietyt tiedot tai yhdistellään tiettyjä tietoja vaikkapa excel-tiedostoon tai avoimeksi dataksi. Tällöin kyseessä on niin sanottu tiedon uudelleenkäyttöpyyntö, joka on viranomaisen harkinnassa. Se on siis viranomaiselle vapaaehtoista.

Journalisti voi hankkia ilmaiseksi valtaviakin aineistoja, mikäli ne on ongelmattomasti luovutettavissa ja asiasta onnistutaan sopimaan viranomaisen kanssa etukäteen. Esimerkiksi eräs opiskelija sai pyytämällä kunnan rakennusurakan kaikki asiakirjat kunnan virastossa muistitikulle: asiakirjoja oli yli 500 kansiossa tuhansina tiedostoina.

Yksilöintitapoja

Asiakirjan nimellä/tunnuksella

Paras tapa yksilöidä asiakirja on pyytää nimeltä yksittäistä asiakirjaa, esimerkiksi ”toimielimen X pöytäkirja 3.4.2016 pidetystä kokouksesta”. Mutta kenties vielä parempi tapa on pyytää  diaarinumerolla tai muulla rekisteritunnuksella. Diaari on viranomaisen lähtevän ja tulevan postin rekisteri, johon tavallisesti kirjataan kaikki viranomaisen toimintaan liittyviin asioihin liittyvät asiakirjat ja viestintä. Diaariotsakkeet ovat julkisuuslain mukaan julkisia. Kaikilla viranomaisilla ei ole diaaria ja/tai niillä on monia muita rekisterejä, mutta tietyt tiedot on lain mukaan pakko kirjata ja helposti rekistereistä löytää.

Ongelmia:

Asiakirjan nimen tietämiseksi pitää tietää aika tarkkaan, mitä hakee. Tällöin esimerkiksi asiaan liittyvät muut tärkeät asiakirjat voivat jäädä huomaamatta.

Diaariin pääsy edellyttää useimmissa viranomaisissa viranomaisessa vierailua paikan päällä, koska niihin ei ole avointa pääsyä. Onneksi jotkut viranomaiset lähettävät diaarista poimittuja asiakirjaluetteloja tai muita otteita helposti sähköisesti.

Ajallinen yksilöinti

Voit pyytää tietyltä ajankohdalta – toisaalta myös tulevista.

Ongelma on tietysti se, että asiassa on voinut tapahtua jotain merkittävää aikajänteesi ulkopuolella.

Asiallinen yksilöinti

Voit pyytää diaarikorttia tai asiakirjoja liittyen tiettyyn asiaan tai toimielimen toimintaan. Valitettavasti asiakirjoja voi olla silti valtavasti (esimerkiksi jokaiseen vähänkin isompaan rakennusprojektiin voi liittyä monta tuhatta asiakirjaa) ja toisaalta jotkut arkistohenkilöt eivät osaa, tunnista tai halua lähettää oikeasti kaikkia asiakirjoja, esimerkiksi kuitteja, vaan vain pöytäkirjoja jne. Kirjaamisen käytäntöjen toimivuus on keskeisessä roolissa.

Henkilöyksilöinti

Henkilöön liittyvät toimivat erityisesti asianosaisten tietopyynnöissä. Mutta yleisöjulkisuuskysymyksissä esimerkiksi virkamieheen liittyy valtavasti asiakirjoja.


EDELLINEN: 2.2 Tietopyyntö sähköpostitse

SEURAAVA: 3. Lain olennaisimmat poikkeukset julkisuuteen