6. Miten viranomaisten pitäisi viestiä tietopyyntötilanteessa

normatiivinenkehikko.jpg

Viranomaisen vuorovaikutusviestinnän normatiivinen kehys tietopyyntötilanteissa.

Vuonna 2015 lähetimme tietopyynnön kaikkiin Manner-Suomen kuntiin. Haimme julkista aineistoa tutkimuskäyttöömme ja samalla seurasimme viranomaisten toimintaa aineiston luovutuksessa. Noin kolmannes kunnista ei vastannut lainkaan tietopyyntöömme (301 kuntaa, 92 ei vastannut). Noin kolmannes (66 kuntaa) vastasi aineistot hyvin nopeasti tai melko nopeasti, kolmen päivän sisällä. Noin kolmanneksella oli jotain huomautettavaa tietopyynnössä – yksi huomautuksen aihe näkyy kuviossa piikkinä 14 vuorokautta tietopyynnön lähettämisestä: vaikka Laki viranomaisten julkisuudesta määrittää, että tiedon luovutuksen enimmäismääräaika on kaksi viikkoa, on tämä todellakin vain enimmäismääräaika. Oikeuskirjallisuudessa viranomaisen viivytyksettömän vastauksen on tulkittu tarkoittavan 1–3 päivää (esim. EOA Dnro 3485/4/05 ; OKV/945/1/2016  ). Erityinen syy tälle on, että viivytyksettömän viranomaisvastauksen velvoite kumpuaa myös muualta lainsäädännöstä: esimerkiksi perustuslain 21 § sekä hallintolain 7–8 §:t edellyttävät viivytyksetöntä vastausta hallintoasiaan liittyviin kysymyksiin.

Viranhaltijan käsitellessä hallintoasiaa häneen vaikuttavat siis julkisuuslain lisäksi useat muut lait. Perustuslain 118 §:n mukaan virkamies on vastuussa virkatoimiensa lainmukaisuudesta. Mikäli näin ei toimita, voidaan asiasta kannella laillisuusvalvojalle. Vakavammissa tapauksissa hallinnollinen päätös on kumottava virheellisen menettelyn vuoksi tai mikäli virkavelvollisuuden laiminlyömisestä seuraa vahinkoa, on mahdollista nostaa virkarikossyyte.

Yhteydenotto viranomaiseen – tietopyynnön vastaanottaminen

Perustuslain sananvapaus ja julkisuus -pykälä (PL 12 §) määrittää viranomaisten asiakirjat lähtökohtaisesti julkisiksi. Perustuslain oikeusturvaperiaatteen (PL 21 §) mukaan jokaisella on oikeus saada asiansa käsiteltäväksi viranomaisessa ilman aiheetonta viivytystä. Oikeusturvaperiaatteisiin sisältyy myös käsittelyn julkisuus, eli tietopyytäjällä on oikeus tietää asiaa käsittelevän virkamiehen nimi sekä asian käsittelyvaihe. Lisäksi tietopyytäjällä on oikeus hakea muutosta viranomaisen ratkaisuun. Näin jo ilman julkisuuslakia pelkästään perustuslain pohjalta virkamiehillä on velvoite vastata tietopyyntöihin asiallisesti. Viranomaisten tietojen julkisuus on tarkemmin määritelty julkisuuslaissa, oikeusturvaperiaatteet on tarkemmin määritelty hallintolaissa.

Tietopyynnöt ovat virkavelvollisuuden piiriin kuuluvaa hallintomenettelyä. Siinä sovelletaan hallintolakia ja yleisiä hallintolain menettelysäännöksiä. (Mäenpää 2016, s.266)

Hallintolaki (434/2003) on yleislaki, joka käsittelee hallintoasioiden hoitoa. Sen pykälät 6–10, ”hyvän hallinnon periaatteet”, koskevat kaikkea viranomaisen hallintotoimintaa. Näitä velvoitteita ovat:

Hallinnon oikeusperiaatteet 6§

Tähän hyvin lyhyeen pykäläkohtaan sisältyy lukuisia merkittäviä hallinnon periaatteita:

  • Yhdenvertaisuusperiaate: Viranomaisella ja virkamiehellä on velvollisuus kohdella hallinnon asiakkaita tasapuolisesti ja johdonmukaisesti. Esimerkiksi eri kansalaisien tietopyyntöihin on pyrittävä vastaamaan yhtä ripeästi ja perusteellisesti.
  • Tarkoitussidonnaisuuden periaate: Viranomainen saa käyttää toimivaltaansa yksinomaan lain mukaan hyväksyttäviin tarkoituksiin eikä viranomainen saa käyttää harkintavaltaansa väärin. Esimerkiski julkisuuslain harkinta on tarkkaan säänneltyä.
  • Objektiviteettiperiaate: Viranomaisen toiminnan on oltava riippumatonta ja puolueetonta, minkä lisäksi viranomaisen toimien on oltava objektiivisesti perusteltavia. Esimerkiksi kutakin asiaa tutkitaan siihen liittyvin perustein, ei esimerkiksi siten, että kansalainen on muissa asioissa tunnettu esimerkiksi hankalana tai että julkisen tiedon luovutus voisi vaikeuttaa yritysneuvotteluja toisaalla.
  • Suhteellisuusperiaate: Viranomaisen toimien on oltava oikeassa suhteessa niille laissa määriteltyyn tavoitteeseen nähden. Mitkään toimet eivät saa olla yliampuvia tai vastoin lain tavoitteita (esim. julkisuuslain tarkoitus 3 §).
  • Luottamuksensuojaperiaate: Viranomaisen toimien on suojattava oikeusjärjestyksen perusteella oikeutettuja odotuksia. Kansalaisen on voitava luottaa siihen, että virkamies toimii lainmukaisesti.

Palveluperiaate ja palvelun asianmukaisuus 7§

Viranomaisilla on oltava toiminnassaan asiakasnäkökulmaa ja erityisesti tietopyyntöasioissa pitäisi olla julkisuusmyönteinen JulkL 3 §:nkin vuoksi. Toisaalta pykälässä on tulosvelvoite: viranomaisen toiminnan on oltava kustannustehokasta, eli yhden kansalaisen auttamisen pitää olla suhteellista, ei saa tuhlata aikaa ja vaivaa. Pykälässä on myös viittaus julkisuuslain tiedotusvelvoitteisiin.

Neuvontavelvoite (menettelyn) 8§

Viranomaisen on neuvottava hallintoasiassa ja vastattava niihin liittyviin kysymyksiin ja tiedusteluihin. Tämä koskee myös tietopyyntöasioita: virkamiehen on autettava tietopyynnön teossa sekä vastattava hallinnollisiin kysymyksiin siltä istumatta ilman erillistä tarvetta tietopyynnölle (esimerkiksi kysymyksiin palveluhinnastoista).

Hyvän kielenkäytön vaatimus 9§

Viranomaisen on viestinnässään oltava asiallinen, selkeä ja ymmärrettävä. Virkamies ei saa sanoa: ”älä jauha paskaa”.

Viranomaisen yhteistyö 10§

Viranomaisen on pyrittävä auttamaan toista viranomaista. Lisäksi esimerkiksi jos tietopyyntö tulee väärälle viranomaiselle, on se ohjattava oikealle.

HL 23 §:n mukaan: ”Asia on käsiteltävä ilman aiheetonta viivytystä. Viranomaisen on esitettävä asianosaiselle tämän pyynnöstä arvio päätöksen antamisajankohdasta sekä vastattava käsittelyn etenemistä koskeviin tiedusteluihin.” Eli: koska tietopyytäjällä on oikeus odottaa viranomaisen noudattavan lainsäädäntöä (luottamuksensuojaperiaate), ja kun tietopyynnön käsittelyn pitäisi olla viivytyksetöntä (vastaus 1–3 päivän sisällä), on tietopyytäjällä lain suoma oikeus tietää tietopyyntönsä tila ja missä tieto viipyy.

Laki sähköisestä asioinnista viranomaistoiminnassa (13/2003) koskee viranomaisessa asiointia sähköisesti, kuten sähköpostilla. Merkittäviä tietopyynnöille ovat erityisesti sen pykälät 8–15. Niiden mukaan hallintoasian voi laittaa vireille sähköpostiviestillä ja tämän lisäksi sähköiseksi allekirjoitukseksi riittää nimi sähköpostiviestissä, mikäli asiakirjan alkuperäisyyttä ei ole syytä epäillä (esimerkiksi toimittajan lähettäessä sähköpostin näkyy sähköpostiosoitteena median osoite). Salattavia, arkaluontoisia tietoja ei viranomainen saisi luovuttaa salaamattomalla yhteydellä.

On myös huomattava, että laki sähköisestä asioinnista edellyttää kuittausta, mutta hallintolaki edellyttää viivytyksetöntä asiankäsittelyä (HL 23 §). Siinä missä pelkkä automaattinen viesti sähköpostin saapumisesta viranomaiseen riittää kuittaukseksi, niin se ei riitä vastaukseksi. Viranomaisen on vastauksessa käsiteltävä jotenkin itse asiaa – laillisuusvalvojien kantana on ollut, että jos tietoa ei voida luovuttaa heti, on asiasta annettava kuitenkin jonkinlainen ensipäätös julkisuudesta ja tieto pyynnön käsittelyn tilasta. Viivytyksettä.

Viivytyksettömyydestä vielä eräs tärkeä seikka: jo hallituksen esityksessä julkisuuslaiksi (HE 30/1998) painotetaan viivytyksettömän ”ensiasteen päätöksenteon” tärkeyttä. Se tarkoittaa sitä, että tiedon julkisuus ratkaistaan välittömästi – onko kyseessä luovutettava julkinen tieto joka annetaan heti, harkinnanvaraisuutta vaativa tieto vai salattavaa tietoa? Ensiasteen päätöksenteko tarkoittaa siis asiakirjan julkisuuden ratkaisemista julkisuusheuristiikan mukaisesti:

”Tiedon saaminen asiakirjasta saattaa eräissä tilanteissa menettää merkityksensä, jos päätös viipyy. Nopean käsittelyn vaatimus koskee sekä ensiasteen päätöksentekoa että tilannetta, jossa tiedon antamisesta kieltäytyminen on saatettu viranomaisen ratkaistavaksi. Eduskunnan oikeusasiamies on erään kantelukirjoituksen johdosta 27 päivänä marraskuuta 1990 antamassaan päätöksessä katsonut, että asia tulee ratkaista ensiasteessa joko välittömästi samana päivänä tai tavanomaista vaikeamman asian ollessa kyseessä muutaman päivän kuluessa, jos asian käsittelylle edellä sanotulla tavalla ei ole ylivoimaisia käytännöllisiä esteitä. Myös muutoksenhakuasteessa pitää tietopyyntöä koskevien asioiden kiireellisyys ottaa huomioon, vaikka säännös ei muutoksenhakua nimenomaisesti koskekaan.”

Viranomaisissa asiointiin liittyy myös useita kieleen liittyviä ohjeita: Kielenkäytön on oltava asiallista ja hyvää, mutta lisäksi Suomessa on perustuslain takaama oikeus omaan kieleen (PL  17§) ja kielilain (423/2003) hallintoasian käsittelykielipykälä (KieliL 12§) edellyttää, että tietopyynnön saa tehdä esimerkiksi ruotsiksi, mikäli viranomainen on kaksikielinen (KieliL 6 §).

Julkisuuslaki ei aseta ehtoja tietopyynnön muodolle tai välineelle, pyynnön esitystapa on vapaa (JulkL 13§): vaihtoehtoja ovat niin puhelin, kasvokkain keskustelu, sosiaalinen media, sähköposti kuin kirjekin. Julkisuuslain mukaisen tietopyynnön voi laittaa vireille myös virallisena hallintoasiana (OKV/643/1/2015). Vireillepanosta seuraa vaatimuksia muotoseikoille (tietopyyntöä ei voi tehdä tällöin nimettömästi, on annettava vaatimus, lailliset perusteet vaatimukselle ja tehtävä pyyntö kirjallisena) sekä raskaampi käsittely (pakollista byrokratiaa), joten julkisen tiedon kysymiselle ja luovuttamiselle se ei ole tarkoituksenmukainen toimintatapa.

Muista siis nimettömyydestä: Tiettyjä salattuja tietoja ei voi pyytää nimettömänä, eikä myöskään henkilötietoja tai mikäli asia laitetaan vireille hallintoasiana (JulkL 10 §).

Usein esitetään kysymys, tarvitseeko viranomaisen kirjata heille tulleet tietopyynnöt. Monessa viranomaisessa on hyvin kirjavia ja erilaisia näkemyksiä. Olen kuullut näkemyksen, että mikäli kyseessä on kunta ja julkiset tiedot annetaan, niin ei tarvitse. Mutta myös kuntien on kirjattava tietopyynnöt, mikäli:

  • Tietoa ei luovuteta ja asiasta tehdään virallinen päätös. (Vireille laitettava asia on kirjattava)
  • Jos pyyntö koskee oman asian ajamista tai henkilörekisteriin kohdistuvaa tietoa, hallintolaki 42 §: ”Tiedot suullisesti esitetyistä vaatimuksista ja selvityksistä, jotka saattavat vaikuttaa asian ratkaisuun, on kirjattava tai muulla tavoin rekisteröitävä. Sama koskee henkilötietolaissa (523/1999) tarkoitetusta henkilörekisteristä saatua tietoa.”
  • Moni kunta kirjaa käytännön syistä: näin kunnassa esimerkiksi nähdään, lähetetäänkö sama kysymys eri puolille kuntaorganisaatiota ja tehdäänkö sama työ turhaan kahteen kertaan.
  • Laki sähköisestä asioinnista viranomaistoiminnassa vaatii, että sähköiset asiakirjat on arkistoitava (21 §)
  • Hyvä tiedonhallintatapa edellyttää kattavaa rekisteröintiä (JulkL 18 § sekä JulkA (Asetus viranomaisten toiminnan julkisuudesta ja hyvästä tiedonhallintatavasta 1030/1999))

Tietopyyntöjen kirjaaminen monessa tapauksessa tärkeää tietopyytäjän oikeusturvalle (tietopyynnöstä jää rekistereihin jälki, esim. KHO 19.12.2014 T 4025 ) ja se olisi kunnankin toiminnan sujuvuudelle parempi (esimerkiksi suullisesti virkamiehen lupaama ei unohdu, yhteistyö helpottuu kun kirjataan toimenpiteet diaarikorttiin, päällekäisyyksiltä vältytään ym.).

Kuka tietopyynnön ottaa vastaan, kuka käsittelee ja kuka vastaa tietopyytäjälle? Asiaa käsitellään julkisuuslain 14 §:ssä. Julkisia tietojen antamisesta päättää se viranomainen (huom. toimielin, ei yksilö), jonka hallussa asiakirja on. Kuitenkaan virallista päätöstä ei tarvitse tehdä tietojen luovuttamisesta, vaan mikäli tiedon luovuttamisesta kieltäydytään, voidaan päätös tehdä, mikäli tietopyytäjä haluaa kysyttäessä viedä asian ratkaistavaksi (JulkL  14.3 §). Tiedon antaa: ”se viranomaisen henkilöstöön kuuluva, jolle viranomainen on tämän tehtävän määrännyt tai jolle se hänen asemansa ja tehtäviensä vuoksi muuten kuuluu.” Käytännössä julkisten tietojen kohdalla, mikäli asia on vielä kesken tai valmisteilla, niin asian valmistelija tai esittelijä antaa valmisteluvastuunsa piirissä olevat aineistot (käsiarkisto). ”Kirjaamossa tai arkistossa olevista asiakirjoista antaa tietoja siellä työskentelevä henkilö” (Mäenpää 2016, s.272) Mikäli tiedot eivät ole julkisia, eli harkinta- ja salausasioissa, päättää tiedonluovutuksesta asiakirjasta vastaava viranomainen eli toimielimen edustaja. Jos arkistoon on liitetty jotain jota sinne ei tarvitsisi liittää, siirretään päätös vastaavalle viranhaltijalle jos asiakirjaan on näin erikseen merkitty (HE 30/1999).

Käytännössä siis lain periaatteelliset ”tehdasasetukset” ovat seuraavat:

  1. mikäli kyseessä on julkinen tieto, harkinnanvarainen tieto tai harkinnanvaraisesti salattava, voi julkiset tiedot antaa sellainen henkilöstön viranhaltija, joka niitä työssään käyttää (tai tämä esimies) (huom. esim. arkistossa työskentelevä voi antaa arkistosta),
  2. jos täytyy tehdä kielteinen päätös (tietopyytäjältä kysytään halutaanko asia viedä ratkaistavaksi ja hän haluaa), siirretään asia sellaiselle, joka toimielimen puolesta virallisen päätöksen voi tehdä.

Mikäli tietopyyntö tulee väärälle henkilölle tai viranomaiselle, on tämä ohjattava oikealle taholle (JulkL  15 §, HL 21 §). Jos et tiedä tarkalleen, kenelle viesti kuuluisi, niin lähetä se viranomaisen kirjaamoon. Sieltä pyyntö ohjataan asiasta päättävälle taholle, joka toimittaa pyynnön tiedot luovuttavalle taholle. Jolleivät ne ole yksi ja sama henkilö.

Lopuksi vielä nyrkkisäännöt siitä, millainen on tietopyyntö ja millaisiin kysymyksiin on vastattava:

  1. Yleinen viesti, joka ei kohdistu viranomaisen toimintaan, ei edellytä viranomaiselta toimia (esimerkiksi mainos, ilmoitus).
  2. Tiedon pyyntö on aina vastaanotettava ja siihen on vastattava, JOS pyydettävä tieto koskee viranomaisen toimintaa:
    1. Kysymyksiin, jotka koskevat viranomaisen toimintaa on aina vastattava (esim. neuvontavelvoite HL 8 §).
    2. Mutta tietoja tarvitsee luovuttaa VAIN, mikäli pyyntö kohdistuu viranomaisen tietoaineistoihin (JulkL 13 §).

Viranomaiset saavat esimerkiksi sähköposteja, joissa on paljon poliittista sepustusta ja vaatimuksia saada tietää viranomaisten mielipiteitä. Mikäli nämä viestit koskevat viranomaistoimintaa pitää niihin perustuslain ja hallintolain nojalla vastata, mutta julkisuuslain mukaisia tietopyyntöjä ne ovat vain, jos ne kohdistuvat viranomaisten aineistoista ilmeneviin tietoihin. Virkamiesten mielipiteitä ei viranomaisen asiakirjoista yleensä löydy, joten siihen ei voi julkisuuslakia soveltaa.

Julkisuuslaki ei aseta ehtoja tietopyynnön muodolle, vaan muoto on vapaa. Näin ollen julkisuuslain mukainen tietopyyntö voi olla niin yksittäinen lause muun sähköpostiviestin seassa kuin suullisesti esitetty tiedustelukin. Mikäli virkamies ei tietopyyntöä tunnista, jos viranhaltija ei tunnista tietopyyntöä, ei viranomainen ole hoitanut julkisuuslain kohtaa 18.1,5 §, eli huolehtinut henkilökuntansa osaamisesta (esim. OKV/1138/1/2013).

Julkisuuslain mukaan viranomainen voi pyytää tietopyytäjää yksilöimään pyyntönsä tarkemmin, mikäli ei ymmärrä, mitä tietoa pyyntö tarkalleen tarkoittaa. Tässä yksilöinnissä viranomaisen on autettava tietopyytäjää (JulkL 13.§, HL 8 §). Viranomaisen on myös ymmärrettävä, että epäselvissä tilanteissa viranhaltijoilla on selonottovelvoite: heidän pitää kysyä. (https://www.edilex.fi/uutiset/53571 )

Tietopyynnön käsittely viranomaisessa

Viranomaisen pitäisi ratkaista pyydetyn tiedon julkisuus välittömästi tietopyynnön saatuaan, tehdä ns. ensipäätös asiasta: onko tieto julkista, harkinnanvaraista vai tarvitseeko jotain salata. Arkistolaitoksen SÄHKE 2 -ohjeistuksen mukaisesti kunkin asiakirjan metatiedoissa täytyisi olla tieto siitä, onko asiakirjassa salattavaa vai ei. Mikäli aineistossa on jotain salattavaa, pitäisi tämä kertoa tietopyytäjälle mahdollisimman pian, mielellään ensimmäisessä, viivytyksettömässä vastauksessa tietopyytäjälle. Julkisuuslain kahden viikon määräaika tiedonluovutukselle onkin olemassa esimerkiksi useasta eri paikasta tehtävän tiedonhaun tai osittaissalaamisen vaatiman vaivan vuoksi. Tietopyytäjän pitäisi heti saada tieto siitä, saako hän tiedot vai ei ja onko asiassa jotain esteitä tai ehtoja.

Oli metatietoja asiakirjassa vai ei, täytyy pyydettyjen tietojen julkisuus ratkaista aina tilannekohtaisesti. Ratkaisu tehdään seuraavan heuristiikan mukaisesti:

  1. kuuluuko pyydetty asiakirja julkisuuslain soveltamisalaan; (JulkL 4–5§)
  2. onko asiakirja ja miltä osin salassa pidettävä; (JulkL 24§)
  3. onko asiakirja tullut ehdottoman tiedonsaantioikeuden piiriin. (JulkL 6–7§)

Mikäli asiakirja ei ole julkisuuslain tarkoittama viranomaisen asiakirja, ei julkisuuslakia sovelleta ja asiakirjan luovuttaminen on viranomaisen harkinnassa. Mikäli asiakirjassa on salattavaa, tarkistetaan, onko tietopyytäjä lain tarkoittama sivullinen, jolle tiedonluovutus on estettävä. Henkilörekisteristä tietoa kysyvältä tarkistetaan tiedon käyttötarkoitus ja se, onko kysyjällä oikeus henkilötietoja käsitellä (JulkL 13.2 §). Mikäli asiakirja ei vielä ole tullut ehdottoman tiedonsaantioikeuden piiriin, on sen luovuttaminen viranomaisen harkinnassa.

Mikäli tieto on julkinen, on pyydetyt tiedot luovutettava pyydetyllä tavalla (JulkL 16 §). Mikäli luovutus tapahtuu fyysisenä tulosteena tai tallenteena, tai jos tiedon kerääminen on vaatinut hyvästä tiedonhallinnasta huolimatta hyvin paljon työtä, voidaan asiasta periä palveluhinnaston mukainen maksu (JulkL 34 §). Mikäli tiedonluovutustapaa ei ole pyynnössä määritelty, on hallituksen esityksessä hallintolaiksi (HE 72/2002) esitetty, että lähtökohtaisesti vastataan samalla lailla kuin viranomaista on lähestytty: suullisesti pyydetty tieto luovutetaan suullisesti, kirjallinen kirjallisesti ja niin edelleen. Ehtona tiedonluovutukselle on, että asiakirjojen suuri määrä tai kopioinnin vaikeus ei saa aiheuttaa kohtuutonta haittaa virkatoiminnalle.

Mikäli tietopyynnön julkisuusratkaisu on kielteinen salauksen tai harkinnan vuoksi, antaa julkisuuslaki selkeät ohjeet viestinnälle (JulkL 14.2 §).On huomattava, että nämä ehdot pätevät aina, kun virkamies kieltäytyy luovuttamasta tietoja pyydetyllä tavalla. Esimerkiksi jos tietoa ei ole olemassa tai viranomainen ilmoittaa, ettei luovuta tietoja sähköpostilla vaikka tietopyytäjä näin toivoi vaan hän voi tulla katsomaan tietoja paikanpäälle, niin molemmissa tapauksissa toimitaan seuraavalla tavalla:

”Jos virkamies tai muu 2 momentissa tarkoitettu henkilö kieltäytyy antamasta pyydettyä tietoa, hänen on:

  1. ilmoitettava tiedon pyytäjälle kieltäytymisen syy;
  2. annettava tieto siitä, että asia voidaan saattaa viranomaisen ratkaistavaksi;
  3. tiedusteltava asian kirjallisesti vireille saattaneelta tiedon pyytäjältä, haluaako hän asian siirrettäväksi viranomaisen ratkaistavaksi; sekä
  4. annettava tieto käsittelyn johdosta perittävistä maksuista.”

Ensimmäisen kohdan täyttymiseksi viranomaisen on ilmoitettava lakiin pohjautuva peruste kieltäytymiselle. Salaamispykälän tapauksessa kyseessä oleva lainkohta ja miksi sitä sovelletaan tässä tapauksessa. Harkintavaltaa käyttäessäänkin viranomaisen on perusteltava päätöstään lakiin nojaten, koska lähtökohtaisesti viranomaisen on oltava harkinnassaan julkisuusmyönteinen.

Toisen kohdan tieto tarkoittaa sitä, että jos viranomainen kieltäytyy suullisesti pyynnöstä, on hänen kieltäytymisensä perusteltuaan kerrottava, että asian voi saada kirjallisena ja että asiasta voidaan tehdä valituskelpoinen päätös, jolla voi päätöksestä valittaa esimerkiksi hallinto-oikeuteen. HE 30/1999 mukaan ” Päätösten perusteleminen on virkamiehille hallintomenettelylain mukaisesti kuuluva yleinen virkavelvollisuus.”

Kolmas kohta painottaa, että mikäli viranomaiseen on tullut tietopyyntö kirjallisena, esitetään tämä kysymys myös tässä tapauksessa, jolloin kirjallinen kielteinen virkapäätös tehdään.

Neljäs kohta tarkoittaa, että tietopyytäjän on oltava tietoinen mahdollisista maksuista, joita esimerkiksi pyydettyjen tietojen raskas osittaissalaamisesta  tai pitkällinen kerääminen vaatii – viranomainen voi kieltäytyä liian työlääksi katsotusta tietopyynnöstä (16.1 §), mutta voi myös tämän toteuttaa ja tarvittaessa periä maksun (34 §).*

Mikäli asiakirjaa ei ole olemassa, mutta viranomaistoiminnassa on meneillään tietopyyntöön liittyvä asia, on vastuussa olevan virkamiehen annettava asiasta suullinen tiedonanto. Vaikka asiakirjatietoja ei olisi olemassa, on silti toimittava kuten JulkL 14.2 § edellyttää, eli tilanteeseen suhtaudutaan kuin virkamies kieltäytyisi tiedon luovuttamisesta.

Mikäli viranomainen luovuttaa lain mukaisesti salassa pidettävää aineistoa, täytyy viranomaisen huolehtia riittävistä merkinnöistä asiakirjojen salaisuudesta sekä siitä, että tieto pyytänyt on tietoinen velvoitteistaan salatun tiedon haltijana (JulkL 25 §). On huomioitava, että salassa pidettäviä aineistoja luovutettaessa julkisuuslain maksuvelvoitteita ei sovelleta: vain luovutettaessa julkisia/osittain julkisia tai asianosaisuuden perusteella luovutettavia tietoja (JulkL 34 §).

* huom. Tämä ei ilmeisesti koske, mikäli tiedot annetaan. Eli on olemassa vaara, että teet tarkemmin yksilöimättömän tietopyynnön, jonka viranomainen kuitenkin katsoo selkeäksi ja toteuttaa pilkulleen tehden valtavan työn ja veloittaa asiasta. Esimerkiksi Ilkka-lehti sai roimat tällaisesta pyynnöstä.


EDELLINEN: 5. Yleisimmät tietopyytäjien virheet ja kuinka välttää ne

SEURAAVA: 7. Tietopyyntötaktiikoita ja viranomaisten likaisia temppuja