5. Yleisimmät tietopyytäjien virheet ja kuinka välttää ne

Tähän on koottu aiempien tutkimuksiemme saatossa kertyneitä havaintoja toistuvista tietopyytäjien toimista, jotka ovat johtaneet tietopyynnön epäonnistumiseen, vaikeuttaneet sen onnistumista tai aiheuttaneet vahinkoa. Tämä sivu päivittyy kesään 2018 mennessä: tällä pääsivulla tulevat lukemaan yleistason virheet ja alalukuina tulee olemaan yksityiskohtaisempia erikoistapauksia.

1.     Tietopyytäjä jää odottamaan

Tutkiessamme kuntaviranomaisten tietopyyntöihin vastaamista vuonna 2015–2016 jokaiseen Manner-Suomen kuntaan lähettämäämme tietopyyntöön jätti vastaamatta noin kolmannes. Syyt olivat kunnilla hyvin moninaiset, muun muassa unohduksia, lomia, tietokatkoksia tai jopa kuolema.

Yhteistä näille tietopyynnön käsittelyn katkeamisille oli, että ne olisivat saattaneet jatkua tietopyytäjän yhteydenotosta. Jokaisella on hallintolain 23 §:n takaama oikeus saada viivytyksetöntä palvelua, sekä saatava: ”pyynnöstä arvio päätöksen antamisajankohdasta sekä vastattava käsittelyn etenemistä koskeviin tiedusteluihin.”

Suosittelemme ”tietopyynnön napakkaa aloituspotkua” sekä tiivistä yhteydenpitoa asiaa käsittelevään virkamieheen siten, että olette tietoisia pyyntönne tilasta ja tiedonluovutusajankohdasta.

2.     Tietopyytäjä ei yksilöi pyyntöään

Moni tietopyytäjä ei ole aivan varma, mitä tietoa tarkalleen haluaa tai epäilee jotain jäävän luovuttamatta, jolloin hän pyytää ”kaikki asiakirjat aiheesta X”. Tällainen tietopyyntö voi kuitenkin olla huono tiedonsaannin kannalta, mm. seuraavista syistä:

Asiaa käsittelevä viranhaltija haluaa hoitaa tietopyynnöt nopeasti alta pois voidakseen jatkaa varsinaisia työtehtäviään. Tietopyyntö ”kaikki asiakirjat” voi olla kyseisestä asiasta hyvin epämääräisesti sanottu: asiakirjoja voi liittyä aiheeseen valtavia määriä ja rajanveto voi olla viranhaltijalle vaikeaa. Tällaisessa tilanteessa virkamiehen pitäisi ottaa yhteyttä tietopyytäjään ja pyytää yksilöimään tarkemmin, mutta esimerkiksi omassa tutkimuksessamme viranhaltijat jättivät sen sijaan vastaamatta tai luovuttivat jotain sen tapaista, minkä luulivat tietopyytäjälle riittävän. Lisäksi, mikäli asiaan liittyviä asiakirjoja onkin huomattavasti enemmän kuin tiedonpyytäjä olettaa, voi tiedonluovutus olla vaikeaa ja toisaalta viranomainen voi laskuttaa näin ”yllättäen” tehdystä työstä.

Suosittelemme yksilöimään tietopyynnön mahdollisimman tarkkaan, jotta tiedonluovutus sujuisi mahdollisimman nopeasti, vaivatta ja vailla ylimääräisiä maksuja.

3.     Tietopyyntö ei läpäise julkisuuslain tulkintasääntöjä

Tietopyynnön tulkintaheuristiikka tarjoaa tulkintaohjeet, joiden mukaisesti viranomaisen pitäisi ratkaista tietopyyntö. Tietopyytäjän kannattaa ottaa selvää asioista ja suunnitella pyynnöstään sellainen, että se heuristiikan läpäisee, mm. seuraavalla tavalla:

  1. Varmista, että kysyt asiaa viranomaiselta tai julkisen vallan käyttäjältä ja että pyyntösi kohdistuu viranomaisen toiminnassaan tuottamaan tai käyttämään tietoaineistoon. Esimerkiksi mielipide ei ole viranomaisen asiakirja.
  2. Katso salauspykälät julkisuuslaista (24 §) ja pohdi, liittyykö pyytämäsi asiakirjat jotenkin näihin pykäliin.
  3. Tarkista pykälistä 6–8, onko pyytämäsi asiakirja tullut ehdottoman tiedonluovutuksen piiriin.

Laatiessasi tietopyyntöäsi pyri vastaamaan viestissäsi heuristiikan antamiin vastauksiin:

  1. kerro, kenelle viestisi osoitat viranomaisena sekä mitä tietoa viranomaistietoa julkisuuslailla pyydät (mahdollisimman yksilöitynä).
  2. ennakoi salausta: perustele, miksi asiaan mahdollisesti liittyvä salauspykälä ei tässä tapauksessa päde tai kerro, että haluat salaamattomat osat asiakirjasta.
  3. mikäli asiakirjasi ei ole vielä tullut ehdottoman julkisuuden piiriin, pyydä viranomaista harkitsemaan tiedonluovutusta ja punnitsemaan, onko viranomaisella syytä olla luovuttamatta tietoja (17 §) sekä luovuttamaan tiedot mahdollisimman pian, viimeistään ehdottoman julkisuuden täytyttyä.

4.     Tietopyytäjä politikoi

Aineistostamme löytyy hyvin pitkiä tietopyyntöjä, joissa on laaja pohjustus ja jotka muistuttavat pamflettimaista proosaa. Tutkimuksissamme on paljastunut, että virkamiehillä on toisinaan vaikeuksia tunnistaa julkisuuslainmukainen tietopyyntö tai pyydetyn tiedon tarkka määritelmä. Toisaalta osa virkamiehistä on tutkimuksissamme hermostunut tietopyyntöviesteistä ja jättänyt tästä syystä vastaamatta. Tietopyyntö kannattaa tehdä mahdollisimman lyhytsanaisesti ja selkeäsi vetoamalla julkisuuslakiin, olennaisiin pykäliin, kertomalla toivotut aineistonluovutus- ja muut toimintatavat sekä yksilöimällä haluttu tieto mahdollisimman tarkasti. Muu viestintä vaikeuttaa virkamiesten toimintaa ja heikentää tiedonluovutuksen onnistumista. Mikäli haluat tietopyynnölläsi tietoja, niin jätä poliittiset mielipiteesi, epäilysi ja pohdintasi esimerkiksi paikallislehden mielipidepalstalle.

5.     Tietopyytäjä luulee tai hermostuu

Tietopyytäjä voi myös helposti olettaa, että tietopyynnössä tapahtuvat ongelmat, kuten toiminnan hitaus, saadun tiedon laatu tai puute ovat tietoista viranomaisen toimintaa. Tälle on yksinkertainen psykologinen selitys: tietopyytäjä ei pyyntönsä jälkeen tiedä, mitä tarkkaan ottaen viranomaisessa tapahtuu, mutta ihmisellä on tapana antaa asioille ja ilmiöille selityksiä, joiden takana on tietoinen, rationaalinen toiminta.

Kuitenkin esimerkiksi vuonna 2015 lähettämämme tietopyynnön vastaamattomien kuntien toiminnan taustalta ei löytynyt juuri tietoista toimintaa, vaan hyvinkin paljon uskottavia onnettomuuksia ja sattumien sumia.

Luulo ei ole tiedon väärti: pysy yhteydessä viranomaiseen siten, että tiedät hallintolain 23 §:n mukaisilla oikeuksilla tietopyyntösi käsittelijän sekä käsittelyn vaiheen ja ole keskusteluyhteydessä viranomaiseen mahdollisten ongelmatilanteiden sattuessa.


EDELLINEN: 4.5 Laskutus:

SEURAAVA: 6. Miten viranomaisten pitäisi viestiä tietopyyntötilanteessa