4.3 Käsittely:

Julkisuuslain soveltamisen pitäisi lähtökohtaisesti olla hyvin vaivatonta. Itse asiassa lähtökohtaisesti minkäänlaista erityistä käsittelyä ei tietopyynnöille pitäisi tarvita: kaikki viranomaisen asiakirjat ovat lähtökohtaisesti julkisia, ja mikäli tietopyyntö tulee viranhaltijalle, voi hän tulkintaheuristiikan nopeasti läpikäytyään luovuttaa julkisen tiedon pyytäjälle siltä istumalta. Vain kielteiset päätökset, osittaissalattavat tai erityistä harkintaa vaativat asiakirjat saattaisivat edellyttää ylimääräistä käsittelyä.

Venyvä vastausaika:

Sen sijaan että viranhaltija luovuttaisi julkisen tiedon viivytyksettä ja välittömästi sitä pyytävälle (kuten lainsäädäntö lähtökohtaisesti edellyttää (JulkL 14.4 §) saattaa moni viranomainen luovuttaa tiedot vasta aivan kahden viikon määräajan kuluttua. Tämä on kuitenkin virheellistä toimintaa, mikäli julkinen tieto on valmiina esillä ja yksinkertaista vain luovuttaa ilman ylimääräisiä toimenpiteitä. Lisäksi, vaikka tieto luovutettaisiinkin vasta kahden viikon kuluttua, täytyy tietopyytäjälle vastata viivytyksettä eikä antaa tämän odottaa tietämättä, mitä hänen pyynnölleen on käynyt.

Kankea aineistonhallinta:

Vaikka elämme tietoyhteiskunnassa, on joissain kunnissa ja toimielimissä vielä paperinen arkisto. Lisäksi tietojärjestelmät voivat olla kömpelöitä käyttää tai viranhaltijat eivät hallitse niitä täysin, jolloin tietojen etsiminen, kokoaminen ja luovutus voi olla työlästä.

Kankea organisaatio:

Parhaassa tapauksessa tietopyynnön saanut viranhaltija voi luovuttaa julkiset tiedot välittömästi niitä pyytävälle. Monessa kunnassa kuitenkin tietopyyntö saattaa ”lähteä pitkälle matkalle”, koska tietopyynnön saa ratkaista vain tarvittavan korkea-arvoinen, kiireinen päällikkö tai tietty nimetty henkilö, joka on lomalla. Tietopyyntö saatetaan myös pilkkoa osiin eri toimielimiin ja näiden toimielinten yhteistyö voi olla hidasta ja vajaata.

Resurssien (toistuva) puute:

Monessa kunnassa on työvoimavajetta sekä useita kunnan tehtäviä sälytettynä yksittäisille viranhaltijoille. Toisaalta voi olla sesonkiluonteisia kiireitä, jotka asettavat tietopyyntöihin vastaamisen alimmalle prioriteettitasolle. Monessa kunnassa on jatkuva ”maailmanlopun tunnelma”, kun sesonkiluonteiset kiireet vuorottelevat halki vuoden ja toistuvat vuosittain.

Lainsäädäntö ei tunne ”kiirettä” syynä olla vastaamatta tietopyyntöihin ja lainsäädännön lähtökohta viranomaisten kiireisiin on viranomaisille karu: mikäli työvoimaa on liian vähän lakisääteisten tehtävien hoitamiseen, on työvoimaa lisättävä.

Organisaation kokemattomuus ja delegoinnin puute:

Tietopyyntöjen harvinaisuus tietyissä kunnissa ja toimielimissä näkyy paitsi viranhaltijoiden henkilökohtaisessa osaamisessa niin myös organisaation kokemattomuutena. Viranomaisesta puuttuvat rutiinit ja ohjeistukset tietopyyntöjen käsittelyyn ja yhteistyö eri viranhaltijoiden välillä ontuu. Esimerkiksi edelleenlähetettyjä viestejä voidaan tulkita ”tiedoksi”-viesteiksi tai väärinkäsitykset voivat saada viranhaltijat uskomaan jonkun muun hoitaneen asian.


EDELLINEN: 4.2 Tavoittaminen:

SEURAAVA: 4.4 Tiedonluovutus: