4.2 Tavoittaminen:

Tietopyytäjälle on tärkeää olla luottamatta siihen, että kun tietopyyntö on tehty viranomaiselle niin viranhaltijat osaavat kyllä asiansa. Olisi tärkeää aina varmistua paitsi viestien perille menosta niin myös niiden asianmukaisesta käsittelystä.

Sähköpostiongelmat:

Tutkimustemme aikana olemme havainneet runsaasti erilaisia ongelmia sähköpostitse lähetettyjen tietopyyntöjen käsittelyssä. Sähköposti voi juuttua roskapostisuodattimeen tai mennä vikaan kirjoitusvirheen vuoksi, mutta serveriasetusten vuoksi asiasta ei tulekaan vikailmoitusta. Toisaalta viranomaisen vastaamisessa sähköpostilla voi olla vastaavasti ongelmia, varsinkin liitetiedostojen kanssa voi tulla monenlaista kömmähdystä.

Tulkintavirhe:

Vakavin havaittu vastaamisongelma liittyy virkamiehen ensitulkintaan tietopyyntöviestistä: viranomainen tulkitsee viestin vapaaehtoisesti vastattavaksi tai muuten epähuomiossa jättää viestin käsittelemättä tai tuhoaa sen. Syitä ovat muun muassa edellä mainittu julkisuuslain tuntemattomuus, mutta myös sen väärä tulkinta. Tietopyyntö voidaan tulkita virheellisesti muun muassa:

  • aiheensa vuoksi vapaaehtoiseksi tutkimuskyselyksi,
  • lähettäjän yhteiskunnallisen roolin mukaan vapaaehtoisesti vastattavaksi (tutkija),
  • viesti voidaan sekoittaa toiseen vastaavanlaiseen tietopyyntöön,
  • virheellisen tulkinnan vuoksi vain ”vakavat asiat” kuten oikeusturvakysymykset tai kunnassa käsiteltävänä oleviin asioihin liittyvät kysymykset kelpuutetaan,
  • tietopyyntöviestin otsake tai käsite (tietopyyntö) on vastaanottajalle tuntematon eikä viranhaltija osaa kirjata sitä, joten se jää käsittelemättä.

Kaikki edellä mainitut viranomaisratkaisut ovat olleet virheellisiä. Tiivistettynä moni viranhaltija saa kaiken eri asioihin liittyvän sähköpostin samaan sähköpostiosoitteeseen ja sähköpostia kertyy paljon. Viranhaltija käy usein sähköpostiaan läpi kuin toimitussihteeri tiedotteita, eli lähettäjää ja otsaketta vilkaisten valikoi nopeasti poistettavat ja läpikäytävät viestit.

Julkisuuslain mukaisen tietopyynnön tunnistaa tästä: mikäli viesti on kysymys tai pyyntö, joka koskee viranomaisen tietoaineistoa, on kyseessä julkisuuslain mukainen tietopyyntö.

Vastaus / kuittaus puuttuu:

Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta asettaa tiedonluovutuksen enimmäismääräajaksi kaksi viikkoa. Kuitenkin laki sähköisestä asioinnista määrittää, että sähköisen asiakirjan vastaanottamisesta on ilmoitettava eli viesti on kuitattava välittömästi sekä hallintolain käsittelyn viivytyksettömyys (23 §) edellyttää jonkinlaista vastausta tietopyyntöön välittömästi. Erinomainen hyvän hallinnon mukainen vastaus olisi esimerkiksi sellainen, jossa kerrotaan asian olevan käsittelyssä, mikä on ensiratkaisu tietopyyntöön, kuka asiaa käsittelee ja koska tiedonluovutusta voi odottaa.

Muodon säätely:

Julkisuuslaki ei aseta ehtoja tietopyynnön esitystavalle (JulkL 13 §). Tietopyynnön voi siis esittää muun muassa suullisesti, kirjallisesti tai sähköisesti ja vailla mitään erityistä nimikettä (esimerkiksi  myös kysymys tai pyyntö käyvät tietopyynnön sijaan). Joistakin kunnista kuitenkin vaaditaan tietopyytäjää käyttämään erityistä lomaketta tai ottamaan yhteyttä erityistä sähköistä kanavaa pitkin. Tällaisia vaihtoehtoisia viestintäväyliä ja -välineitä voi viranomainen käyttää ja pyytää tietopyytäjää käyttämään, mutta tietopyytäjää ei voi vaatia pitäytymään niissä ja esimerkiksi tulostamaan liitetiedostona olevaa lomaketta, täyttämään sen mustekynällä ja skannaamaan sen sekä lähettämään takaisin.


EDELLINEN: 4.1 Ohjeistus:

SEURAAVA: 4.3 Käsittely: