4.1 Ohjeistus:

Hyvä tiedonhallintatapa (JulkL 17 §) edellyttää, että viranomaisen:  ”palveluksessa olevilla on tarvittava tieto käsiteltävien asiakirjojen julkisuudesta sekä tietojen antamisessa ja käsittelyssä sekä niiden ja asiakirjojen ja tietojärjestelmien suojaamisessa noudatettavista menettelyistä, tietoturvallisuusjärjestelyistä ja tehtävänjaosta, samoin kuin siitä, että hyvän tiedonhallintatavan toteuttamiseksi annettujen säännösten, määräysten ja ohjeiden noudattamista valvotaan.”

Viranomainen ei hallitse julkisuuslakia

Tutkijat ovat 2009–2016 välisenä aikana tehdyissä tutkimuksissa useita kertoja todistaneet, kuinka tietopyyntöä  käsitellyt virkamies ei tunnista lainsäädäntöä eikä osaa soveltaa sitä. Pitkänkin uran tehnyt viranhaltija ei välttämättä ole koskaan joutunut perehtymään julkisuuslakiin tai soveltamaan sitä tiedonluovutuksen ratkaisemiseksi. Parhaassa tapauksessa tietopyytäjä on informoinut virkamiestä ja opettanut hänelle lain perusasiat, heikoimmissa tapauksissa viranhaltija on kieltäytynyt kaikesta yhteistyöstä.

Mikäli viranomaisen henkilökuntaan kuuluva ei hallitse julkisuuslakia, ei viranomainen noudata hyvää tiedonhallintatapaa.

Olematon ohjeistus ja kokemattomuus

Kysyimme Manner-Suomen kunnista kunnan ohjeistusta tietopyyntöihin vastaamiseen. Noin neljännes vastanneista ilmoitti vain julkisuuslain ohjeistukseksi ja useasta kunnasta ilmaistiin, ettei julkisuuslain mukaisista tietopyynnöistä ole vastanneilla viranhaltijoilla juurikaan kokemusta.

Ohjeistus on hajallaan

Eri kunnissa on hyvin kirjavia tapoja ohjeistaa viranhaltijoita julkisuuslain käyttöön. Tiedonluovutuksesta voi lukea hallintosäännössä, asiakirjahallinnon ja arkistotoimen toimintaohjeessa, tiedonluovutushinnastossa, säilytetyissä kuntaliiton yleiskirjeissä, viestintäohjeissa tai -suunnitelmissa, erillisessä epämuodollisessa muistiossa tai asiasta on voitu pitää koulutuksia. Harvassa kunnassa on varsinaista koottua tiedonluovutusohjeistusta vaan julkisuuslakiin liittyviä asioita on eri aihealueista eri asiakirjoissa.

Epätasainen osaaminen

Kunta organisaationa koostuu useista erilaisista toimielimistä, joissa työskennellään hyvin erikoistuneissa työtehtävissä ja koulutuksilla. Luonnollisesti esimerkiksi kunnan arkistossa voi olla erinomainen julkisuuslain osaaminen, kun taas esimerkiksi hallintoyksikössä tai teknisellä puolella se voi olla puutteellisempaa. Tietopyyntöön saatetaan vastata soveltaen jotain aivan muuta lakia kuin julkisuuslakia, esimerkiksi henkilötietolain soveltaminen on tavallista, vaikka henkilötietolaissa lukee: ”Oikeudesta saada tieto ja muusta henkilötietojen luovuttamisesta viranomaisen henkilörekisteristä on voimassa, mitä viranomaisten asiakirjojen julkisuudesta säädetään.” (HetiL 8.4 §)

Joissain kunnissa epätasainen osaaminen on osattu voittaa työnjaolla, esimerkiksi kunnan kaikkien tietopyyntöjen ratkaiseminen keskitetään rivakasti harvoille tiedonluovutuksen nimetyille asiantuntijoille.


EDELLINEN: 4. Viranomaisten virheet ja ongelmat tietopyyntöjen käsittelyssä

SEURAAVA: 4.2 Tavoittaminen: