6 Luku: Salassapitovelvoitteet

Salassapito tarkoittaa, että jollain lakiin nojautuvalla perusteella tietoja voidaan olla antamatta ja piilottaa sivullisilta. Salassapito ei koske asianosaista, ellei laissa erikseen näin mainita (kts. luku 3).

Tässä joitakin periaatteita:

  • Salaamisen täytyy aina perustua lakiin. Tämä tarkoittaa, että juuri tätä nimenomaista tietoa tai asiakirjaa varten laista täytyy löytyä pykälä ja kohta, jonka mukaan viranomaisella on oikeus salata tiedot. Valtaosa salausperusteista on julkisuuslain pykälässä 24, mutta niitä löytyy myös muista laeista (esimerkiksi Laki potilaan asemasta ja oikeuksista 785/1992, 13 § ja 14 §). Mikään muu syy ei ole pätevä syy salata tietoja. Lisäksi viranomaisen on aina perusteltava salaaminen näin, selkeän lainkohdan avulla. Esimerkiksi KHO:n mukaan kaupunginhallituksen päätös pitää suljettu kokous ei riitä pöytäkirjan salaamiseen – pöytäkirjasta pitäisi löytyä salaamiselle lakiin pohjautuva peruste.
  • Pääsääntönä osittaissalaaminen. Vain harva salaamisperuste piilottaa koko asiakirjan. Yleensä salauskohdat kohdistuvat salattavaan tietoon: muu asiakirja on annettava pyytäjälle, vain salattavat kohdat on poistettava tai peitettävä (10 §).
  • On eriasteisia salausperusteita. Osa salausperusteista salaa koko asiakirjan tai tiedon aina, osa salausperusteista sallii tiedonluovutuksen tietyin ehdoin. Mutta jotta näitä perusteita salassapidettävän tiedon saamiseksi voidaan arvioida, tarvitsee viranomainen tietopyytäjän henkilötiedot sekä tiedon käyttötarkoituksen! Nämä niin sanotut vahinkoedellytyslausekkeet lukevat jokaisessa salausta koskevassa lain kohdassa erikseen.
    • Vahinkoedellytyslausekkeeton salassapitosäännös: tieto salataan aina, piste.
    • Julkisuusolettamaan perustuva salassapitosäännös: tieto on lähteökohtaisesti julkinen, ellei ole ilmeistä, että sen luovuttaminen voi aiheuttaa vahinkoa.
    • Salassapito-olettamaan perustuva salassapitosäännös: tieto on lähtökohtaisesti salainen, ellei ole ilmeistä, että sen luovuttaminen ei aiheuta vahinkoa.
  • Salassapitoharkintaa tehdessään viranomaisen on noudatettava viranomaisen harkintaperiaatteita (kts. Luku 5)
  • On viranomaisen vastuulla huolehtia salauksesta. Mikäli viranomainen antaa salassapidettävää tietoa tietopyytäjälle, täytyy virkamiesten selvästi merkitä tietoihin ja ilmaista, että ne ovat salassapidettäviä ja miten niitä saa ja ei saa käyttää. Salassapidon selvittämiseen ei saa kulua paljon aikaa, koska viranomaisen pitää noudattaa hyvää tiedonhallintatapaa (kts. luku 5). Huom! Tietopyytäjä voi saada julkista viranomaistietoa, jota on kuitenkin laitonta levittää, ja tämä on tietopyytäjän vastuulla! Esimerkiksi tieto lievistä rikoksista ei ole salaista, mutta sen levittäjä voi syyllistyä yksityiselämää loukkaavaan tiedon levittämiseen.
  • Salattava tieto aiheuttaa vaitiolovelvollisuuden sekä hyväksikäyttökiellon (23 §). Poikkeuksena tästä on asianosainen, jolla on oikeus käyttää tietoja oman asiansa ajamiseen.
  • Tietojen salaaminen on lähtökohtaisesti väliaikaista. Tavoite on, että kaikki tieto tulisi jossain vaiheessa julkiseksi. Salaus suojelee jotain intressiä: esimerkiksi konkurssin tehnyttä yrittäjää ei enää suojele liikesalaisuus.
  • Moni salausperuste voidaan kiertää sillä, että salauksella suojattava antaa luvan tiedon antamiselle.

Liikesalaisuus

Niin yksityisillä kuin julkisilla toimijoilla voi olla liikesalaisuuksia (salauspykälän 24 kohdat 17) ja 20)). On tärkeä ymmärtää, että kyseinen taho ei voi vain julistaa tiettyjä tietoja liikesalaisuuksiksi – salaustahto ei riitä salausperusteeksi ja mikä vain yhteys liiketoimintaan ei kelpaa perusteeksi. Ensinnäkin liikesalaisuus suojaa intressiä ja sen on oltava riittävän seikkaperäinen tieto. Esimerkiksi tieto sopimuksesta kahden toimijan välillä ei voi olla liikesalaisuus. Sen sijaan sopimuksessa mainitut yksikköhinnat vaikkapa palveluille voivat olla liikesalaisuus.

Tekijänoikeudet

Tekijänoikeudet eivät estä julkisuuslain mukaisia tietopyyntöjä. Mikäli saat tekijänoikeudella suojattua tietoa tietopyynnöllä, voi olla laitonta levittää sitä julkisuudessa.

Henkilötiedot

Henkilötiedot ja henkilörekisterit saavat salausperusteensa henkilötietolaista, johon viitataan julkisuuslaissa ja josta viitataan henkilötietolakiin. Henkilötiedoista on tiedettävä muutama keskeinen seikka:

  • Viranomaisten tai oikeushenkilöiden (yritykset, yhdistykset) edustajien nimi- ja henkilötiedot ovat julkisia. Henkilötietolaki suojelee luonnollisia henkilöitä.
  • Henkilön nimi ja yhteystiedot ovat henkilötietoja, mutta ei julkisuuslaki eikä henkilötietolaki estä niiden luovutusta. Esimerkiksi jos pyydät viranomaisen kirjeenvaihtoa johonkin asiaan liittyen, ei sieltä saa poistaa henkilöiden nimiä ja tietoja ellei siihen ole jotain laista löytyvää perustetta.
  • Henkilötietolaki koskee ennen kaikkea henkilörekisterejä: mikäli henkilötietoja kootaan käyttötarkoitukseltaan yhdenmukaiseen ja haettavaan rekisteriin, on sen käyttö ja tietojenluovutus siitä tarkoin säädeltyä. Jos haluat kunnastasi jonkun henkilörekisterin, ei sitä sinulle sähköpostilla lähetetä. Mutta voit käydä paikan päällä sitä katsomassa ja vaikkapa valokuvata sitä kännykällä muistiinpanoiksi, ellei jotain tietoja siitä ole lailla salattu. Tällaisia kuvia et tietenkään saa julkistaa vaikkapa internetissä.
  • Arkaluontoiset tiedot ovat salattavia tietoja. Ne kuvaavat:
    1. rotua tai etnistä alkuperää;
    2. henkilön yhteiskunnallista, poliittista tai uskonnollista vakaumusta tai ammattiliittoon kuulumista;
    3. rikollista tekoa, rangaistusta tai muuta rikoksen seuraamusta;
    4. henkilön terveydentilaa, sairautta tai vammaisuutta taikka häneen kohdistettuja hoitotoimenpiteitä tai niihin verrattavia toimia;
    5. henkilön seksuaalista suuntautumista tai käyttäytymistä; taikka
    6. henkilön sosiaalihuollon tarvetta tai hänen saamiaan sosiaalihuollon palveluja, tukitoimia ja muita sosiaalihuollon etuuksia.

EDELLINEN: 5 Luku: Viranomaisen velvollisuudet edistää tiedonsaantia ja hyvää tiedonhallintatapaa

SEURAAVA: 7 luku: Salassapidosta poikkeaminen ja sen lakkaaminen