5 Luku: Viranomaisen velvollisuudet edistää tiedonsaantia ja hyvää tiedonhallintatapaa

Moni julkisuuslain luvuista sisältää tarkkoja raameja ja toimintaohjeita viranomaisille. 5 luku vaikuttaisi poikkeavan tästä, mutta näin ei ole: se sisältää tärkeitä periaatteita ja ohjeita viranomaisen harkinnalle ja muulle toiminnan laadulle.

Viranomaisen harkinta

Moni julkisuuslain pykälä päättyy toteamukseen, että tässä tapauksessa asia on ”viranomaisen harkinnassa”. Tämä ei kuitenkaan tarkoita, että yksittäinen viranhaltija voisi ”musta tuntuu”-periaatteella tehdä päätöksiä tietopyyntöjen suhteen.

Viranomaisen harkinta on tarkkaan säädettyä: viranomaisen on kaikessa toiminnassaan noudatettava muun muassa hyvän hallinnon periaatteita (lainmukaisuus, yhdenvertaisuus, suhteellisuus, puolueettomuus, oikeusvarmuus, viivytyksetön menettely, osallistumisperiaate, yksityisyyden suoja ja avoimuus) ja julkisuuslain tapauksessa erityisesti sen pykäliä 3 § ( Lain tarkoitus ) sekä 17 § ( Tiedonsaantioikeuksien huomioon ottaminen päätöksenteossa ). Näistä johtuen viranomaisen on oltava harkinnassaan julkisuusmyönteinen. Toisin sanoen, jos tiedon luovuttaminen on viranomaisen harkinnassa, täytyy aineisto luovuttaa pyytäjälle, ellei ole jotain erityistä perustetta tehdä toisin. Viranomainen voi olla antamatta tietoja, jos on ilmeistä, että:

  1. tiedonluovutus on vastoin laissa säädettyä perustetta (esimerkiksi salauspykälää)
  2. tiedonluovutuksesta seuraisi jotain vahinkoa tai hankaluutta, mikäli asiakirjan luovuttaa ennen sen ehdottoman julkisuuden toteutumista.

Käytännössä viranomaisen täytyy luovuttaa esimerkiksi allekirjoittamaton pöytäkirja, jollei ole ilmeistä, että siitä seuraisi jotain vahinkoa.

Hyvä tiedonhallintatapa (19 §)

Viranomaisen tietojärjestelmät ja tiedonhallintakäytännöt on oltava siinä kunnossa, että kaikki tarvittavat tiedot ovat järjestelmällisesti säilössä. Tämä tarkoittaa, että lähtökohtaisesti lähes tieto kuin tieto pitäisi olla helposti ja nopeasti löydyttävissä ilman ylimääräistä vaivaa viranomaiselle. Esimerkiksi pitäisi olla olemassa luetteloja ja rekistereitä, joita voi tarjota tiedonpyytäjälle, jotta tämä voisi nopeasti löytää ja yksilöidä haluamansa tiedon. Lisäksi esimerkiksi salattavat tiedot asiakirjoissa pitää olla niihin merkittynä siten, että tietopyynnön käsittelyyn ja julkisuusratkaisun tekemiseen ei mene juuri lainkaan aikaa.

Periaatteessa viranomainen ei saa laskuttaa tietopyytäjää ylimääräisestä työstä, mikäli se johtuu siitä, että virkamiehet eivät ole noudattaneet hyvää tiedonhallintatapaa.

Viranomaisen tiedonantovelvollisuus keskeneräisissä asioissa ja aineistojen tuottaminen

Keskeisiä periaatteita tietopyyntötilanteisiin ovat myös seuraavat:

  1. Mikäli keskeneräisestä viranomaisen hoitamasta asiasta ei ole valmistunut asiakirjoja, täytyy virkamiesten silti vastata kysymyksiin ja antaa siitä tietoja. (19 §)
  2. Viranomaisilla on velvollisuus tuottaa ja jakaa tietoja aiheista, joista virkamiehet tietävät tulevan paljon kysymyksiä, jotka ovat keskeisiä ja joista on kiinnostusta sekä tiedotettava näistä asioista. (20 §)
  3. Viranomaisilla ei kuitenkaan ole mitään velvollisuutta pyynnöstä luoda uutta tietoaineistoa yhdistelemällä tai muutoin muokkaamalla olemassa olevaa tietoa. Viranomainen voi tehdä näin ja se on oikeastaan toivottavaa julkisuusperiaatteen valossa, muttei pakollista. Tästä viranomainen voi kieltäytyä. (21 §)

EDELLINEN: 4 Luku: Tiedon antaminen asiakirjasta

SEURAAVA: 6 Luku: Salassapitovelvoitteet