4 Luku: Tiedon antaminen asiakirjasta

Tämä luku määrittelee, mitä tietopyyntötilanteissa tapahtuu käytännössä.

Virkamiehen oikeudet puuttua tietopyyntöön

Ensinnäkin tiedon pyytämiselle laitetaan hyvin laveat raamit: pyynnön saa tehdä vaikka nimettömänä ja missä muodossa vain: suullisesti, sähköisesti tai paperilla.

Mutta samalla määritellään viranomaiselle kaksi keskeistä tapaa puuttua tietopyyntöön:

  1. ensinnäkin tietopyyntö on yksilöitävä siten, että viranomainen kykenee paikallistamaan pyydetyn tiedon. Ylimalkaisen tietopyynnön viranomainen voi siis palauttaa kysyjälle tarkemmin hiottavaksi. Toki viranomaisen on tarjouduttava auttamaan yksilöinnissä esimerkiksi rekisteriensä avulla.
  2. toiseksi, mikäli tietopyyntö kohdistuu salattavaan tietoon tai henkilörekisteriin, on tiedon pyytäjän kerrottava henkilöllisyytensä, tiedon käyttötarkoitus sekä säilytystavat, mikäli niillä on salausperusteen kannalta merkitystä.

Käytännön toimenpiteet vastaamisessa

Laissa on määritelty suunnilleen, kuka tietopyyntöön vastaa:

Missä: se viranomainen, jonka hallussa asiakirja on jollei sitä ole laatinut joku toinen viranomainen tai se kuuluu sen asiaan, jolloin tietopyyntö voidaan siirtää tälle toiselle viranomaiselle.

Kuka: se viranomaisen henkilöstössä jolle tehtävä on määrätty (sihteeri, arkistonhoitaja, hallintopäällikkö) TAI jollei tehtävää ole erikseen määrätty, vastaa se viranomaisen henkilöstöstä, jolle tehtävä aseman tai tehtävien vuoksi kuuluu. Esimerkiksi monessa kunnassa voi olla vaikea saada talousjohtajan korruptiosta todistavia asiakirjoja, koska talousjohtaja itse päättää niiden luovutuksesta.

Mitä: Mikäli pyydetty asiakirja on julkinen viranomaisen asiakirja, täytyy se luovuttaa pyytäjälle. Muut vaihtoehdot viranomaisella ovat:

  • pyytää tietopyytäjää yksilöimään tarkemmin, mitä tietoa hän tarkalleen mahtaa pyynnöllään hakea TAI
  • kieltäytyä luovuttamasta aineistoa ja perustella lainkohdin, miksei tietoa anna sekä antaa mahdolliset julkiset tiedot JA
  • kysyä tietopyytäjältä, haluaako hän tehdä pyynnön kirjallisena ja että siihen tehtäisiin valituskelpoinen päätös SEKÄ
  • annettava tieto käsittelyn johdosta perittävistä maksuista.

Miten: Hallintolain hallituksen esityksessä mainitaan, että periaatteessa virkamiehen pitää vastata suulliseen kysymykseen suullisesti, kirjalliseen kirjallisesti ja sähköiseen sähköisesti. Tietopyyntöön luovutettavat tiedot luovutetaan siinä muodossa, kuin missä tietopyytäjä ne haluaa: esimerkiksi suullisesti poimitut tiedot, sähköiset kopiot tai paperitulosteet. Fyysisistä kappaleista viranomainen voi laskuttaa palveluhinnastonsa mukaan ja myös hyvästä tiedonhallintatavasta huolimatta nähty ylimääräinen työ voidaan laskuttaa viranomaisen palveluhinnaston mukaisesti.

Lisäksi virkamiehen on kaikessa viestinnässään noudatettava hallinnon oikeusturvaperiaatteita, virkamiesviestinnän vaatimuksia sekä kielivaatimuksia.

Tietopyyntöön vastaamisen nopeus: heti

Tietopyyntöön on hallintolain mukaan vastattava välittömästi ja tieto on luovutettava julkisuuslain mukaan viivytyksettä, enimmiltään kahden viikon määräajassa. Käytännössä on hyvin tavallista, että viranomaiset jättävät tietopyynnöissä viivytyksettömän viesteihin vastaamisen huomioimatta ja vastaavat tasan kahdessa viikossa, koska julkisuuslaissa mainitaan tämä kahden viikon määräaika. Tässä tehdään kaksi virhettä: ensinnäkin tietopyyntö on hallintoasia, ja hallintoasioihin on hallintolain mukaan vastattava heti samana päivänä tai viimeistään seuraavana. Tiedon luovutukselle on kaksi viikkoa aikaa, mikäli siihen on jokin peruste. Käytännössä selkeästi yksilöity yksittäinen asiakirja täytyisi luovuttaa heti. Vain ylimääräinen tiedon etsiminen tai muu työ tai pyydettyjen asiakirjojen suuri määrä mahdollistavat kahden viikon ajan. Mikäli tietopyyntö on erityisen raskas, voi hyvillä perusteilla ja asiasta tietopyytäjäle etukäteen ilmoittamalla tiedonluovutusta venyttää maksimissaan kuukauteen.

Huomio: mikäli tietopyyntöön vastataan kielteisesti, pitäisi viranomaisen osata mainita asiasta jo välittömässä vastauksessaan. Viranomaisen pitäisi osata tehdä tiedonluovutusheuristiikan ja hyvän tiedonhallintatavan avustuksella tietopyynnön julkisuusratkaisu välittömästi.

Tiedon antaminen henkilörekisteristä

Julkisuuslain pohjalta määritellään viranomaisen hallinnoiman henkilörekisterin julkisuus, mutta henkilörekisteri määritellään ja tiedonluovutus sieltä toteutetaan henkilötietolakia tulkiten.

Lyhyesti toimittajan kannalta: henkilötietolaissa on säädetty, että viranomaisten henkilörekistereitä saa toimitukselliseen käyttöön. Henkilötietolailla ei siis voi estää tietopyyntöä, joka kohdistuu henkilörekisteriin, mutta asiaan liittyy esimerkiksi käyttötarkoituksen selvityksen, tiedonluovutuksen ja säilytyksen erityiskysymyksiä.

Tästä aiheesta olemme kirjoittaneet kaksi syventävää artikkelia:

  1. Ensimmäisessä määritellään käsitteistöä: Lobbarirekisterin julkisuus ja julkistaminen
  2. Toisessa käydään läpi tiedon julkisuuden ratkaiseminen, tiedon luovutus ja julkistus: Tiedonhankinta henkilörekisteristä

EDELLINEN: 3 Luku: Oikeus saada tieto asiakirjasta

SEURAAVA: 5 Luku: Viranomaisen velvollisuudet edistää tiedonsaantia ja hyvää tiedonhallintatapaa