2 Luku: Asiakirjan julkiseksi tuleminen

Lähtökohtaisesti asiakirja on ehdottomasti julkinen, kun se on viranomaisen hallussa ja valmis käyttötarkoitukseensa.

Usein saattaa käydä niin, että viranomainen ei suostu antamaan asiakirjoja liittyen keskeneräiseen asiaan. Kuitenkin keskeneräiseen asiaan voi liittyä useita erilaisia asiakirjoja, jotka ovat jo valmiita käyttötarkoitukseensa, vaikka muuten toimielimen työ olisi kesken. Esimerkiksi tutkimukset, tilastot ja toimeksiantona tehdyt selvitykset ovat julkisia valmistuttuaan ja saavuttuaan viranomaiselle, vaikka niihin liittyvä asia olisi muuten kesken.

Laissa on tiettyjen asiakirjatyyppien kohdalla mainittu erityisperusteita julkiseksitulolle: Esimerkiksi pöytäkirjan, päätöksen, sopimuksen yms. kohdalla se tarkoittaa niiden allekirjoittamista.

Koska asiakirjan tyypistä tai nimikkeestä ei voi aina aukottomasti päätellä sen julkisuutta, on monella viranomaisellakin nyrkkisääntönä, että asiakirja on julkinen, jos se arkistolain mukaan pitäisi liittää arkistoon (tästä on erikseen mainittu 5§ 4. momentissa). Tämä vain ei välttämättä pidä paikkaansa: arkistoon on voitu liittää aineistoa, joka ei ole julkista. Samoin jotain julkista on voitu jättää liittämättä arkistoon.

Asiakirja, joka ei vielä ole tullut ehdottoman julkisuuden piiriin, ei ole salainen. Salaus on lailla perusteltava poikkeustoimi (24§), jolla asiakirjan päätyminen sivullisille voidaan estää. Esimerkiksi allekirjoittamattoman pöytäkirjan luovuttaminen on viranomaisen harkinnassa (kts. tarkemmin luku 5).

Viranomaisen on oltava harkinnassaan julkisuusmyönteinen. Käytännössä viranomaisen täytyy luovuttaa esimerkiksi allekirjoittamaton pöytäkirja, jollei ole ilmeistä, että siitä seuraisi jotain vahinkoa tai hankaluutta.


EDELLINEN: 1 Luku: Yleiset säännökset

SEURAAVA: 3 Luku: Oikeus saada tieto asiakirjasta