1 Luku: Yleiset säännökset

4§ Viranomainen

Tärkeää: julkisuuslaki koskee vain viranomaista, ei esimerkiksi yhtiötä ellei se käytä asiakirjaan liittyen julkista valtaa

Hyvin yleinen ja tietopyynnön alkuunsa pilaava virhe on lähestyä tietopyynnöllä tahoa, jota julkisuuslaki ei koske. Lähtökohtaisesti laki koskee kaikkia viranomaisia, eli julkista valtaa käyttäviä organisaatioita (ministeriöt, kunnat, valtion virastot ym.). Näitä viranomaisia luetellaan pykälässä.

Lakia sovelletaan myös yrityksiin ja yhteisöihin niiltä osin kuin ne käyttävät julkista valtaa. Julkista vallankäyttöä on lakiin pohjautuva oikeus päättää jonkun oikeuksista ja velvollisuuksista, käytännössä myöntää etuja tai määrätä rangaistuksia tai toimintamääräyksiä. Esimerkiksi katsastusasemien asiakirjat ovat julkisuuslain piirissä niiltä osin kuin ne koskevat auton katsastusta. Katsastustoiminnan ulkopuolelle lakia ei sovelleta. Esimerkiksi julkisen viranomaisen palkat ovat julkista tietoa, katsastusaseman ei.

Myöskään yhdistykset eivät ole julkisuuslain piirissä, elleivät ne käytä julkista valtaa. Esimerkiksi Suomen asianajajaliitolla on lakisääteinen tehtävä säännellä ja valvoa asianajotoimintaa ja on tältä osin julkisuuslain piirissä. Mutta yritysten ja yhdistysten asiakirjoja voi saada niiltä viranomaisilta, joiden kanssa nämä yhteisöt asioivat. Esimerkiksi Patentti- ja rekisterihallituksen kaupparekisteristä ja yhdistysrekisteristä löytyy paljon mielenkiintoista tietoa muun muassa omistuksista. Lisäksi esimerkiksi verotiedoista voi kaivella katsastusaseman työntekijöiden verotettavaa tuloa.

Tärkeää on huomata, että kun julkisen vallan toimijoiden virkatoiminnassaan käyttämät ja tuottamat asiakirjat ovat automaattisesti julkisuuslain piirissä, ovat muiden organisaatioiden asiakirjat sitä vain ja ainoastaan kun käytetään julkista valtaa. Esimerkiksi kunnan omistama energiayhtiö on usein täysin julkisuuslain soveltamisen ulkopuolella, koska se ei käytä julkista valtaa – se vain tekee yksityistä liiketoimintaa omalla kirjanpidollaan ja on näin yksityinen, erillinen oikeushenkilö.

5§ Viranomaisen asiakirja

Tärkeää: tietopyynnön pitää koskea viranomaisen asiakirjaa. Tiedon on siis oltava olemassa jossain asiakirjassa, joka on viranomaisella sen viranomaistoimintaan liittyen.

Toinen virhe on pyytää asiakirjaa tai tietoa, jota julkisuuslaki ei koske. Lähtökohtaisesti julkisuuslaki koskee kaikkia asiakirjoja, joita käytetään viranomaisten toiminnassa tai syntyy sen tuloksena. Mutta esimerkiksi löytötavarat ja viranhaltijoiden yksityiset viestit jäävät tämän ulkopuolelle.

Lisäksi laissa on lueteltu asiakirjatyyppejä, joihin julkisuuslakia ei sovelleta. Merkittävin ryhmä näistä ovat niin sanotut ”sisäisen toiminnan asiakirjat”. Näitä ovat kaikki sellaiset muistiot, luonnokset ja koulutusmateriaalit, joita käytetään vain ja ainoastaan viranomaisen sisällä toiminnan tukena, eikä niillä ole mitään suoraa suhdetta lopullisiin viranomaisen toiminnan asiakirjoihin, joilla viranomaisvaltaa käytetään (esim. ”viranomaisratkaisu” tai ”-päätös”). On tärkeää huomata, että asiakirjan nimikkeellä ei ole mitään merkitystä: mikäli esimerkiksi virkamiehen muistiinpanot ovat päätöksen selvitysmateriaalina, ovat ne julkinen asiakirja riippumatta nimestä tai luonnosmaisuudesta.

Julkisuuslakiin sisältyy kompa: laissa mainitaan asiakirjatyyppejä, joita julkisuuslaki ei koske, mutta joita esimerkiksi korkein hallinto-oikeus on määritellyt julkiseksi. Tämä johtuu siitä, että ”viranomaisen asiakirja” tulkitaan aina tilanne- ja tapauskohtaisesti.

KHO 9.2.2017 t. 521: Arvioitaessa mitkä asiakirjat kuuluvat julkisuuslain soveltamisalan piiriin, kiinnitetään huomiota asiakirjan:

  • sisältöön,
  • käyttötarkoitukseen,
  • merkitykseen viranomaistoiminnassa,
  • vaikutukseen jonkun oikeuksiin tai velvollisuuksiin.

Kyseisessä oikeustapauksessa oli kyse kaupungin sisäisen valvonnan raportista, jonka seurauksena tehtiin uusi ohjeistus. Asiakirja ei ollut julkinen. Mutta mikäli valvonnan seurauksena olisi ollut sanktioita työntekijöille, olisi raportti tässä tapauksessa ollut julkinen, koska tällöin työntekijöihin olisi kohdistunut vallankäyttöä. Lisäksi esimerkiksi julkisten organisaatioiden sisäisiä selvityksiä on oikeus määrännyt sekä julkiseksi että ei julkiseksi, riippuen siitä, onko niillä yhteyttä julkisen vallan käyttöön.

Nyrkkisääntönä: jos asiakirjasta on suoria seuraamuksia jollekulle (hyviä tai huonoja), on se todennäköisesti julkisuuslain piirissä.

HUOM! Mikäli asiakirjaa ei lueta viranomaisen asiakirjaksi, niin tällöin julkisuuslakia ei sovelleta. Esimerkiksi asianosaisuuden perusteella ei voi tällöin saada asiakirjaa, koska asianosaisen oikeus tietoihin määritellään julkisuuslaissa.

Lopuksi luettelona seikkoja, joiden perusteella asiakirjan on oikeustapauksissa todettu olevan julkinen viranomaisen asiakirja:

  • asiakirja on ainoa olemassaoleva selvitysaineisto päätökselle (esim. muistiota on käsitelty kokouksessa ja asiasta on tehty päätös)
  • asiakirja on julkistettu jo aiemmin jossain toisessa yhteydessä
  • asiakirja liittyy oleellisesti viranomaisen toimintoihin (kuitit, tarjouspyynnöt, sopimukset)

EDELLINEN: 3. Lain olennaisimmat poikkeukset julkisuuteen

SEURAAVA: 2 Luku: Asiakirjan julkiseksi tuleminen